La location de bureaux représente un coût non négligeable pour les entreprises. En effet, les bureaux représentent le second poste de dépenses derrière les salaires. Ce sont des coûts fixes qui peuvent être difficilement optimisés. Le recours accru au télétravail, accentué par la crise sanitaire, a cependant libéré des postes de travail au sein des entreprises, qui sont désormais vacants.
Avec le télétravail, tous les salariés ne sont plus présents simultanément tous les jours de la semaine. Les salariés se croisent en fonction de leurs jours de télétravail, et on remarque souvent de nombreux postes et espaces de travail vides dans les entreprises. Les entreprises sont donc tentées de réduire de taille leurs locaux afin de ne pas payer des postes vides. C’est ici que le flex office intervient.
Cette méthode d’organisation permet, en n’attribuant plus un desk à un seul salarié, d’optimiser l’espace de travail. Ainsi, le flex office a le vent en poupe, d’autant plus dans des villes comme Paris, remplies d’opportunités professionnelles, mais où la location de bureaux peut rapidement représenter des coûts exorbitants.
Comment aménager le flex office dans son bureau dans une ville comme Paris ?
La première question à se poser lorsque l’on cherche à mettre en place le flex office est celle du nombre de postes de travail. Combien de postes dois-je conserver afin que mes salariés puissent travailler dans de bonnes conditions quand ils se rendent au bureau ?
La réponse dépend de 4 critères. En effet, est-ce que le télétravail a lieu à des jours fixes dans la semaine ? Y a-t-il des quotas de télétravail par semaine/mois ? Des jours de présence obligatoire ? Et surtout, quelles sont les préférences des salariés ?
Une fois ces questions traitées, on peut alors calculer un ratio de remplissage des bureaux qui correspond au nombre de postes disponibles, divisé par le nombre de salariés de l’entreprise. Généralement, ce taux oscille entre 0,5 et 0,8 selon les préférences, objectifs et exigences de l’entreprise.
Une fois que l’on connaît le nombre de desks que l’on souhaite conserver dans ses bureaux, se pose la question de l’organisation des espaces. En effet, il est bon de segmenter et de diviser les différents espaces par pôle (pôle RH, marketing, produit…) ou “territoires”.
Cette segmentation favorise la synergie des équipes et permet de maintenir le lien social entre les différents collaborateurs, qui ont tendance à uniquement se croiser avec le télétravail.
Répartir par pôle de compétences permet aussi de regrouper des collaborateurs soumis aux mêmes contraintes. En d’autres termes, cela permet, par exemple, à l’équipe relation client, qui passe un certain nombre d’appels par jour, de se tenir à l’écart de l’équipe finance qui est généralement plus silencieuse.
De plus, il faut aussi prévoir que certains postes de bureau vont, eux, rester fixes. Cela peut être le cas de certains salariés qui n’exercent pas de télétravail ou bien d’autres qui manipulent des données sensibles sur leur bureau, et y stockent des documents papiers. C’est habituellement le cas des équipes de direction.
Enfin, il est vivement recommandé d'instaurer des espaces non assignés et flexibles afin que n’importe quel salarié (peu importe son pôle) puisse travailler ou organiser une réunion depuis ce lieu. Cela peut passer par un système de réservation. En plus de ces espaces non assignés, il est pertinent de dédier un espace au repos ou bien à la réception de clients.
Connu pour son esprit d’innovation, BNP Paribas a commencé à mettre en place le flex office dans ses bureaux dès 2017.
Cette volonté d'adopter le flex office s’inscrit dans une stratégie de long terme, BNP Paribas prévoyant une importante augmentation de sa masse salariale à Paris et ses alentours. En effet, le groupe représente aujourd’hui plus de 40 000 salariés en Île-de-France.
Le passage au flex office a permis à BNP Paribas de rajeunir son parc immobilier et de développer des bâtiments éco-responsables, plus propres énergétiquement et environnementalement.
À cette nouvelle organisation des espaces de travail, s’est ajoutée une nouvelle façon de travailler pour les équipes du groupe.
Le flex office a favorisé le recours au digital, aux outils collaboratifs, mais aussi la création de plus grands espaces de rencontre et d’échange. Il offre aux salariés une plus grande liberté lorsqu’il s’agit de choisir leur lieu de travail, ce qui a grandement permis de renforcer l’équilibre vie provie perso qui avait été dégradé.
Afin de bénéficier pleinement des atouts et des vertus du flex office, il est plus que primordial d’adopter un outil d’organisation et de réservation des desks et des espaces.
En effet, fini les Google sheets ou les Excel partagés, adoptez un outil adapté de gestion du flex office. C’est le service que rend l’app m-work.
L’outil permet aux équipes de s’organiser de manière collaborative, et de visualiser facilement la présence de ses collègues, en avance, en temps réel et selon les bureaux.
Pour les managers, m-work permet de fixer des jauges de présence selon les différents bureaux et éventuellement, le degré de flex-office, et aux collaborateurs de s'y retrouver simplement.
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