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Le flex office séduit aujourd’hui un nombre croissant d’entreprises, bien au-delà des start-up technologiques. Selon une étude de JLL, 40 % des organisations pourraient l’adopter d’ici 2026, contre 26 % en 2024.
Cette évolution s’explique par une volonté d’optimiser les coûts immobiliers, de mieux organiser le télétravail et de réduire les surfaces de bureaux inutilisées.
Comment en mesurer concrètement le retour sur investissement ?
Dans cet article, nous analysons les enjeux clés du flex office et vous proposons un outil exclusif : un simulateur de ROI flex office conçu pour évaluer vos gains potentiels et guider la mise en place de votre stratégie.
Qu’est-ce que le flex office ?
Le flex office, ou bureau flexible, repose sur l’idée de partager les postes de travail plutôt que d’attribuer un bureau fixe à chaque collaborateur. Cette approche, souvent associée au télétravail partiel, permet de mutualiser les espaces, de réduire la surface de bureaux nécessaire et d’adapter l’aménagement aux usages réels.
Elle répond à un constat clair : selon l’étude Savills (2024), les bureaux sont occupés moins de 60 % du temps. Dans ce contexte, optimiser les mètres carrés devient une priorité pour réduire les coûts, sans nuire à l’efficacité ou à la qualité de vie au travail.
Les enjeux du flex office
1. Réduire les coûts immobiliers + calcul du ROI
C’est l’un des objectifs les plus fréquemment avancés par les entreprises qui s’intéressent au flex office : réaliser des économies significatives sur les surfaces de bureaux et sur les coûts associés (loyers, charges, entretien, mobilier, services généraux…).
Selon l’IDET, le coût moyen d’un poste de travail s’élevait à 11 051 € en 2023. Ce chiffre inclut l’ensemble des dépenses nécessaires au maintien des environnements de travail, qu’il s’agisse de surfaces louées, de maintenance technique, de nettoyage, de connectivité ou de sécurité.
Or, un poste de travail est rarement occupé cinq jours sur cinq. Le taux d’occupation réel est souvent inférieur à 60 %.
C’est précisément pour répondre à cette situation que nous avons conçu un simulateur ROI flex office :
- Nombre total de collaborateurs
- Nombre moyen de jours télétravaillés par semaine
- Coût annuel moyen par poste de travail et le nombre de postes
- Nombre de managers impliqués dans l’organisation des présences
- Temps moyen passé chaque semaine à gérer les plannings et les espaces
Grâce à ces données, le simulateur calcule automatiquement les économies potentielles, les mètres carrés à optimiser, et le retour sur investissement bureau lié à la mise en place d’un outil ROI bureau.
En intégrant un logiciel de pilotage de l’espace de travail, les entreprises peuvent également affiner leurs prévisions et piloter plus efficacement la réduction des m² de bureaux nécessaires à leur activité.
2. Renforcer la cohésion d’équipe
Contrairement aux idées reçues, le flex office n’est pas un facteur d’isolement ou de déshumanisation du travail. Lorsqu’il est bien conçu et bien accompagné, il favorise au contraire les échanges entre collègues, la découverte de nouveaux interlocuteurs, et la diffusion transversale de l’information.
En décloisonnant les services et en cassant les routines spatiales, il encourage la collaboration spontanée et les interactions informelles.
Combiné au télétravail, le flex office permet une répartition judicieuse des temps de présence : les journées à domicile sont réservées aux tâches de concentration ou aux besoins personnels, tandis que les journées en présentiel deviennent des temps forts de collaboration et de vie d’équipe.
Encore faut-il pouvoir s’organiser collectivement : d’où l’importance de disposer d’un outil de gestion des présences et de réservation des espaces. Cela implique notamment de pouvoir planifier l’occupation des postes, la réservation de salles et la gestion des ressources partagées, dans un environnement souvent ouvert comme un open space.
C’est précisément là qu’intervient une solution de gestion de bureaux partagés qui permet à la fois de gérer la présence au bureau, de réserver des postes de travail et d’organiser le télétravail de manière coordonnée.
3. Agir pour l’environnement
Au-delà des aspects économiques, le flex office présente des bénéfices environnementaux considérables. En réduisant la surface de bureaux utilisée, l’entreprise diminue directement ses consommations énergétiques (chauffage, climatisation, éclairage), ainsi que les émissions de gaz à effet de serre associées.
De plus, en encourageant le télétravail partiel, elle contribue à limiter les déplacements domicile-travail, qui représentent une part significative de l’empreinte carbone globale des salariés.
En France, le transport est responsable de plus de 32 % des émissions nationales de CO₂ selon le commissariat général au développement durable, et les trajets quotidiens en voiture constituent une source majeure de pollution urbaine.
Enfin, le flex office est souvent l’occasion de repenser l’aménagement des bureaux de manière plus durable : végétalisation des extérieurs, recours à des matériaux recyclés, choix d’équipements éco-conçus… La rentabilité des bureaux partagés s’inscrit alors aussi dans une logique de durabilité et d’impact positif.
4. Piloter efficacement grâce à des outils adaptés
Si les bénéfices du flex office sont réels, ils ne peuvent être atteints qu’à condition de disposer d’outils permettant d’orchestrer cette nouvelle organisation de manière fluide et lisible.
Un outil comme m-work permet notamment de :
- Visualiser les présences à venir, par jour, par équipe, par site
- Réserver des postes de travail, des salles ou des ressources partagées
- Appliquer automatiquement les règles RH en vigueur (jours imposés, contraintes individuelles)
- Fournir des données d’occupation précises pour ajuster les espaces
- Faciliter le reporting RH, immobilier et RSE
Ce type de solution s’inscrit dans une logique d’évaluation du flex office et peut être mise en place en collaboration avec les services de ressources humaines, qui jouent un rôle central dans l’accompagnement au changement.
En s’appuyant sur une solution, les organisations peuvent piloter en temps réel les présences, optimiser l’usage des espaces de bureaux et articuler plus finement travail à distance et travail en présentiel.
Cette approche permet également de s’équiper d’un logiciel de présence qui répond aux spécificités de chaque entité, tout en garantissant une expérience fluide pour les collaborateurs.
Grâce à la réservation de bureaux ou la réservation de salles intégrée, les équipes peuvent anticiper leur venue, mieux se coordonner et tirer pleinement parti de leurs journées en open space. Enfin, équiper ses bureaux partagés avec des outils conviviaux contribue à renforcer l’efficacité opérationnelle et la cohésion interne.
Conclusion : passer au flex office en toute sérénité
Passer au flex office ne se limite pas à optimiser les surfaces. C’est une transformation profonde des habitudes de travail, des pratiques managériales, et de la dynamique d’entreprise. Sa réussite dépend d’un pilotage clair, d’une mesure précise du retour sur investissement, et d’outils adaptés à vos équipes.
Grâce au simulateur de ROI flex office, vous disposez dès maintenant des clés pour évaluer précisément les bénéfices potentiels pour votre organisation et accompagner sereinement votre transition vers des bureaux plus performants, collaboratifs et durables.
Testez dès aujourd'hui le simulateur pour optimiser votre organisation.
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