Flex office : les 10 KPIs de pilotage à présenter en comité de direction

Le flex office s'est imposé dans les organisations. Les décisions ont été prises, les accords signés, les espaces réaménagés. Mais une question reste souvent sans réponse claire au niveau du COMEX : comment sait-on que ça fonctionne ?

Dans la plupart des entreprises, le suivi se résume à quelques impressions remontées par les managers, un sondage annuel sur la satisfaction, et des données immobilières incomplètes. C'est insuffisant. L'immobilier représente le deuxième poste de dépenses après la masse salariale. Le coût moyen d'un poste de travail atteint 11 051 euros par an en France (Buzzy Ratios IDET, 2024). Et pourtant, les décisions sur l'organisation du travail se pilotent rarement avec la même rigueur qu'un budget commercial ou un plan de production.

Cet article propose 10 KPIs concrets, mesurables et actionnables à intégrer dans un tableau de bord de comité de direction. Pas des métriques pour faire joli dans un reporting : des indicateurs qui déclenchent des décisions.

Chaque KPI est présenté avec sa définition, ce qu'il révèle, les seuils d'alerte à surveiller et les décisions qu'il permet de prendre.

1. Taux d'occupation réel par jour, par site et par zone

Définition : pourcentage de postes de travail effectivement utilisés (présence physique constatée) par rapport au nombre de postes disponibles, mesuré quotidiennement.

Ce qu'il révèle : l'écart entre les espaces mis à disposition et leur utilisation réelle. En France, le taux d'occupation moyen des bureaux en 2023 n'était que de 35 % selon l'étude annuelle Measuremen. Même en organisation flexible, 60 % des surfaces restent inoccupées à un instant T (Ubiq, 2023). Derrière ces moyennes se cachent des disparités considérables : certains étages sont saturés le mardi et le jeudi, pendant que d'autres restent vides toute la semaine.

Seuils d'alerte :

• En dessous de 40 % d'occupation moyenne : les surfaces sont surdimensionnées. Chaque point de sous-occupation représente des milliers d'euros de loyer, de charges et d'énergie payés pour rien.
• Au-dessus de 85 % : risque de saturation. Les collaborateurs ne trouvent plus de place, les frustrations montent, et l'adoption du flex office se dégrade.

Décisions associées : redimensionnement des surfaces, renégociation de baux, réaffectation de zones, arbitrage multi-site. Volkswagen Financial Services a utilisé précisément ces données d'occupation pour préparer ses appels d'offres immobiliers sur des faits, pas sur des estimations. Résultat : une optimisation mesurable des espaces avec plus de 90 % d'adoption quotidienne.

Point clé COMEX : ce KPI transforme des décisions immobilières "à l'intuition" en arbitrages fondés sur la data. Sans lui, toute décision de réduction ou de réaménagement est un pari.

2. Taux d'utilisation des salles de réunion

Définition : rapport entre le temps d'utilisation effective des salles et le temps total de réservation, croisé avec le taux de remplissage (nombre de participants réels vs capacité de la salle).

Ce qu'il révèle : un double gaspillage très répandu. D'une part, les réservations fantômes : des salles bloquées mais jamais utilisées. D'autre part, le mauvais dimensionnement : des salles de 12 places utilisées pour des réunions de 3 personnes, pendant que les petits espaces sont introuvables.

Seuils d'alerte :

• Plus de 30 % de réservations non honorées : le système de réservation dysfonctionne, les collaborateurs "bloquent" par réflexe.
• Taux de remplissage moyen inférieur à 50 % de la capacité : le parc de salles est mal dimensionné par rapport aux usages réels.

Décisions associées : reconfiguration du mix de salles (moins de grandes, plus de bulles 2-4 personnes), mise en place de libération automatique des salles non utilisées, réaffectation d'espaces. Des entreprises qui suivent cet indicateur constatent régulièrement qu'elles peuvent libérer 20 à 30 % de leurs salles de réunion au profit d'espaces mieux adaptés aux usages actuels.

3. Conformité à la politique de télétravail

Définition : pourcentage de collaborateurs et d'équipes respectant les règles définies dans l'accord télétravail (nombre de jours de présence minimum, jours d'ancrage, forfait télétravail).

Ce qu'il révèle : l'écart entre la politique officielle et la réalité du terrain. Sans suivi, les accords de télétravail deviennent vite des documents théoriques. Certaines équipes respectent scrupuleusement les règles, d'autres les ignorent. Le résultat : des inégalités entre services, une planification des espaces rendue impossible, et des tensions sociales qui finissent par remonter au COMEX.

Seuils d'alerte :

• Plus de 20 % de non-conformité sur les minimums de présence : la politique n'est pas appliquée.
• Écart de plus de 30 % entre équipes sur le taux de présence : l'équité n'est pas garantie.

Décisions associées : alertes automatiques aux managers en cas d'écart, ajustement des règles si elles sont massivement non respectées (signe qu'elles sont inadaptées), arbitrage sur les exceptions. L'enjeu n'est pas le flicage mais la lisibilité : un COMEX doit savoir si sa politique est appliquée, et sinon, pourquoi.

Point clé COMEX : 88 % des salariés veulent davantage de flexibilité (APEC, 2024). Mais flexibilité sans cadre devient anarchie. Ce KPI mesure l'équilibre entre les deux.

4. Taux d'adoption de l'outil de gestion du flex office

Définition : pourcentage de collaborateurs utilisant activement l'outil de gestion du flex office (déclaration de présence, réservation de bureau, consultation des plannings) sur une base hebdomadaire.

Ce qu'il révèle : la santé réelle du projet de transformation. Un outil déployé mais non utilisé est un investissement perdu. Plus grave : sans adoption, aucun des autres KPIs de cette liste ne peut être fiable, car les données reposent sur l'usage de l'outil.

Seuils d'alerte :

• En dessous de 70 % d'adoption à 3 mois : le déploiement a échoué ou l'accompagnement au changement est insuffisant.
• Baisse de plus de 10 points sur un trimestre : signal de désengagement.

Décisions associées : plan de relance de l'adoption (formations, communication, simplification des parcours utilisateurs), identification des poches de résistance par département, revue de l'ergonomie de l'outil. Les entreprises qui réussissent leur déploiement atteignent des taux d'adoption supérieurs à 90 %, avec plus de 85 % d'usage quotidien. Cegid, par exemple, dépasse les 85 % d'usage quotidien, une donnée confirmée par son CIO Thierry Galvagni.

5. Satisfaction collaborateur liée à l'environnement de travail

Définition : score de satisfaction mesuré par des enquêtes régulières (trimestrielles ou semestrielles) portant spécifiquement sur l'organisation du travail : facilité à trouver une place, qualité des espaces, visibilité sur les présences des collègues, équilibre présentiel/télétravail.

Ce qu'il révèle : la perception réelle des collaborateurs, au-delà des indicateurs quantitatifs. Un taux d'occupation "optimal" ne signifie rien si les collaborateurs sont frustrés par la qualité des espaces ou l'impossibilité de retrouver leurs collègues. Selon une étude IFOP (2024), 73 % des salariés estiment que la qualité des espaces de travail influence leur envie de venir au bureau.

Seuils d'alerte :

• Score inférieur à 3,5/5 : insatisfaction significative, risque d'impact sur l'attractivité et la rétention.
• Baisse de plus de 0,5 point entre deux mesures : détérioration rapide à investiguer.

Décisions associées : ajustement des espaces (plus de zones calmes, meilleure signalétique), amélioration de la visibilité des présences, révision de la politique de réservation. Ce KPI est aussi un indicateur avancé de la marque employeur : dans un marché où un Français sur deux se dit prêt à quitter son emploi sans télétravail (YouGov, 2024), la satisfaction liée à l'environnement de travail pèse directement sur la capacité à attirer et retenir les talents.

6. Coût au poste de travail effectivement utilisé

Définition : coût total de l'environnement de travail (loyer, charges, exploitation, services) divisé par le nombre de postes réellement occupés en moyenne, et non par le nombre de postes disponibles.

Ce qu'il révèle : le vrai coût de l'immobilier rapporté à l'usage réel. Le coût moyen d'un poste de travail en France atteint 11 051 euros par an (Buzzy Ratios IDET, 2024), dont 70 % pour l'immobilier seul. Mais si le taux d'occupation réel est de 55 %, le coût par poste effectivement utilisé est en réalité de 20 000 euros. C'est cette réalité que le COMEX doit voir.

Seuils d'alerte :

• Ratio coût réel/coût théorique supérieur à 1,5 : un tiers du budget immobilier est gaspillé.
• Augmentation du coût au poste effectif sur deux trimestres consécutifs sans augmentation de l'effectif : dégradation de l'efficience.

Décisions associées : plan de rationalisation immobilière, arbitrage entre restitution de surfaces et mutualisation d'espaces, simulation de scénarios (passage en flex 0,7, fermeture d'un étage, renégociation de bail). Les entreprises qui suivent cet indicateur peuvent réaliser jusqu'à 85 % d'économies sur leurs espaces et un ROI mesurable dès les premières semaines.

Point clé COMEX : ce KPI parle la langue de la direction financière. Il transforme un sujet "workplace" en enjeu de performance financière.

7. Temps manager consacré à la planification et à l'organisation

Définition : estimation du temps hebdomadaire que les managers consacrent à la gestion des plannings, à la coordination des présences, au suivi du télétravail et à la gestion des demandes d'espaces.

Ce qu'il révèle : le coût caché de l'organisation manuelle. Quand la planification repose sur des tableurs, des échanges de mails et des outils dispersés, les managers y consacrent un temps considérable. Ce temps, c'est autant de temps en moins pour le management de proximité, le développement des équipes et la performance opérationnelle. Les entreprises qui mesurent ce temps avant/après l'automatisation constatent un gain moyen de 2h30 par semaine et par manager, soit 110 heures par an.

Seuils d'alerte :

• Plus de 3 heures par semaine consacrées à la planification : la charge administrative est trop élevée, les managers font le travail d'un outil.
• Plaintes récurrentes des managers sur la charge de coordination : signal qualitatif à ne pas ignorer.

Décisions associées : automatisation de la planification, centralisation des outils de coordination, suppression des doubles saisies (synchro SIRH), simplification des processus de réservation. SNCF Voyageurs a éliminé la gestion Excel lors de son passage en flex office pour 70 000 salariés, libérant un temps managérial significatif et permettant aux managers de se concentrer sur l'accompagnement de la transition.

8. Taux de venue au bureau les jours cibles

Définition : pourcentage de collaborateurs effectivement présents les jours définis comme prioritaires par l'organisation (jours d'ancrage d'équipe, jours de réunion collective, journées de cohésion).

Ce qu'il révèle : l'efficacité de la politique de présentiel et la capacité de l'organisation à créer des moments collectifs. Le flex office ne fonctionne que si le présentiel retrouve de la valeur. Si les jours d'ancrage sont déserts, la politique est un échec, quels que soient les autres indicateurs.

Seuils d'alerte :

• Taux de venue inférieur à 60 % les jours cibles : la politique de présentiel n'est pas suivie.
• Écart de plus de 25 points entre jours cibles et jours "libres" : le présentiel n'est pas perçu comme ayant de la valeur ajoutée.

Décisions associées : renforcement de la visibilité sur les présences (savoir qui vient permet de motiver la venue), organisation d'événements les jours cibles, communication managériale, révision des jours d'ancrage si inadaptés. Les entreprises qui structurent cette visibilité et ces rituels constatent en moyenne +15 % de venue au bureau les jours cibles.

Point clé COMEX : ce KPI mesure la réussite culturelle du flex office. Des bureaux remplis les bons jours, c'est de la collaboration, de l'innovation et de la cohésion retrouvée.

9. Empreinte carbone liée à l'organisation du travail

Définition : calcul des émissions de CO2 générées par les trajets domicile-travail des collaborateurs et par l'exploitation des bâtiments, rapporté aux modes de transport utilisés et aux jours de présence/télétravail.

Ce qu'il révèle : l'impact environnemental réel de la politique d'organisation du travail. Le flex office a un effet ambivalent sur le carbone : moins de trajets les jours de télétravail, mais des bâtiments chauffés et éclairés pour des taux d'occupation parfois très faibles. Le bilan net n'est pas évident et varie selon la configuration de chaque entreprise. Sans mesure, impossible de savoir si le flex office réduit ou augmente l'empreinte carbone.

Seuils d'alerte :

• Augmentation de l'empreinte carbone par collaborateur malgré le télétravail : l'effet rebond (véhicules individuels, trajets plus longs) annule les gains.
• Empreinte carbone des bâtiments stable malgré une baisse significative du taux d'occupation : les surfaces ne sont pas ajustées aux usages.

Décisions associées : ajustement des surfaces chauffées/éclairées en fonction de l'occupation réelle, politique de mobilité douce, intégration du critère carbone dans les choix de localisation. Ce KPI répond aussi aux obligations croissantes de reporting RSE et constitue un argument de marque employeur de plus en plus différenciant, notamment auprès des jeunes talents.

10. Taux d'absentéisme corrélé à la politique de flex office

Définition : taux d'absentéisme (jours d'absence non prévus / jours théoriquement travaillés) suivi dans le temps et corrélé avec la mise en place ou l'évolution de la politique de flex office.

Ce qu'il révèle : l'impact de l'organisation du travail sur la santé et l'engagement des collaborateurs. L'absentéisme en France reste à un niveau préoccupant : le taux moyen s'établit autour de 5 % en 2024, avec une durée moyenne des arrêts qui atteint 21 à 24 jours selon les études (Diot-Siaci, WTW, Apicil). Les risques psychosociaux représentent désormais 36 % des arrêts longs (WTW, 2025). Un chiffre révélateur : 67 % des télétravailleurs déclarent que la possibilité de travailler à distance leur a permis d'éviter un arrêt de travail (Diot-Siaci/Ipsos, 2025).

Seuils d'alerte :

• Hausse de l'absentéisme dans les 6 mois suivant un passage en flex office : signal que la transition est mal vécue ou mal accompagnée.
• Absentéisme perlé (arrêts courts et fréquents) en augmentation chez les populations en flex : possible indicateur de désengagement ou de perte de repères.

Décisions associées : analyse croisée absentéisme/politique de flex par département, renforcement de l'accompagnement au changement sur les populations les plus impactées, ajustement des règles de présence si nécessaire. Ce KPI est un indicateur retardé (les effets se voient avec un décalage), mais il est stratégique : l'absentéisme coûte en moyenne 117 milliards d'euros par an à l'économie française en coûts directs et indirects (Ergofrance, 2025).

Point clé COMEX : ce KPI connecte la politique d'organisation du travail à la performance sociale de l'entreprise. C'est le lien entre le flex office et le capital humain.

Comment construire votre tableau de bord COMEX

Ces 10 KPIs ne sont pas tous à déployer simultanément. La bonne séquence pour un COMEX qui structure son pilotage du flex office est la suivante.

Phase 1 (immédiat) : les fondamentaux. Taux d'occupation réel (KPI 1), conformité télétravail (KPI 3), adoption de l'outil (KPI 4). Ces trois indicateurs constituent le socle. Sans eux, vous pilotez à l'aveugle.

Phase 2 (trimestre 2) : l'optimisation. Coût au poste effectif (KPI 6), utilisation des salles (KPI 2), temps manager (KPI 7). Ces indicateurs permettent de passer de la mesure à l'action, avec des leviers d'économie concrets.

Phase 3 (trimestre 3-4) : le pilotage avancé. Satisfaction collaborateur (KPI 5), taux de venue jours cibles (KPI 8), empreinte carbone (KPI 9), corrélation absentéisme (KPI 10). Ces indicateurs affinent le pilotage et connectent le flex office aux enjeux RH, RSE et de marque employeur.

Trois principes pour que le tableau de bord soit utile :

Le premier est la fiabilité. Des données déclaratives sur Excel ne suffiront jamais. Il faut des données collectées automatiquement, synchronisées avec le SIRH, et historisées pour mesurer les tendances. Les entreprises qui passent d'un suivi manuel à un suivi outillé constatent +60 % de fiabilité de la donnée.

Le deuxième est la fréquence. Un reporting annuel est un constat, pas un outil de pilotage. Les KPIs opérationnels (occupation, adoption) doivent être suivis hebdomadairement. Les KPIs stratégiques (coût au poste, empreinte carbone) peuvent être trimestriels.

Le troisième est la lisibilité. Cinq à dix KPIs maximum dans un tableau de bord COMEX. Au-delà, l'outil perd en efficacité. Chaque indicateur doit être associé à un seuil d'alerte et à une décision type. Si un KPI ne déclenche aucune action, il n'a pas sa place dans le dashboard.

En résumé

Le flex office est une transformation structurelle qui touche l'immobilier, les RH, l'IT, les finances et la culture d'entreprise. Piloter cette transformation avec des impressions, des sondages ponctuels et des tableurs, c'est conduire une voiture sans tableau de bord.

Les 10 KPIs présentés dans cet article permettent au COMEX de répondre à cinq questions essentielles : utilisons-nous nos espaces efficacement ? Notre politique de télétravail est-elle appliquée ? Nos collaborateurs sont-ils satisfaits ? Combien coûte réellement notre organisation du travail ? Et quel est son impact environnemental et social ?

Les entreprises qui structurent ce pilotage prennent de meilleures décisions, plus vite. Les autres continuent de payer des surfaces vides, de gérer à l'intuition, et de découvrir les problèmes quand ils sont devenus des crises.