Depuis la crise sanitaire, l’accélération du télétravail, le développement des technologies et de nombreux outils collaboratifs, (Teams, Zoom, Google Meet…), organiser une réunion à distance n’a jamais été aussi facile.
Cependant, entre le manque d’organisation, le nombre trop important de participants ou encore les enchaînements répétitifs, les réunions à distance ne conviennent pas à tous les collaborateurs.
Et le mode hybride vient renforcer les complexités qui y sont associées, avec des réunions mi-physique mi-visio qui sont souvent très difficiles à orchestrer.
Vous êtes manager ? Voici nos 5 conseils qui vont vous permettre de tirer le meilleur de ces réunions !
1. Limiter le nombre de réunions
Notre premier conseil est certainement l’un des plus importants.
En effet, enchaîner les visioconférences toute la journée est épuisant et il vous sera impossible de garder votre concentration, prendre de bonnes décisions ou encore être efficace.
Donc, annulez des réunions !
Pour cela, concentrez-vous sur les réunions prioritaires et celles où votre présence est essentielle.
2. Réduire le nombre de collaborateurs par réunion
Réduire le nombre de participants vous apportera énormément d’avantages.
Premièrement, cela permettra aux collaborateurs peu pertinents pour cette réunion d’en être exempté, leur permettant de limiter leur nombre de réunions par semaine. Ensuite, cela permettra aux participants restants de communiquer plus facilement et plus efficacement.
Nos conseils pour choisir et réduire le nombre de participants :
- En amont, essayez de sonder vos collaborateurs pour savoir quels sujets les motivent le plus, et les inviter uniquement aux réunions où ses sujets seront abordés
- Assigner un responsable pour chaque sujet à l’ordre du jour pour répartir les tâches de travail
- Donner un rôle à chaque participant afin d’impliquer les collaborateurs les plus pertinents pour chaque sujet
Vous pouvez par exemple attribuer les rôles suivants :
- un organisateur qui guidera l’ensemble des sujets lors de la réunion
- un gestionnaire de temps qui évitera de passer trop de temps sur un sujet
- une personne chargée de prendre des notes
3. Réduire le temps de réunion
Non seulement, le nombre de réunions a drastiquement augmenté depuis le début de la pandémie mais leurs durées aussi.
“D’après une étude menée par Circle Research et Barco, 60% des cadres français pensent que les réunions devraient être écourtées.”
En effet, seulement un tiers de leur durée serait réellement consacré à l’atteinte des objectifs. Il faut donc apprendre à ne plus perdre du temps et se fixer des objectifs clairs à suivre tout au long de la réunion.
“Une réunion en France dure en moyenne 57 minutes contre les 21 minutes conseillées pour rester efficace toujours selon l’étude”
De plus, le temps de récupération entre les réunions est aussi à prendre en compte.
En effet, réussir à réduire le nombre de réunions est primordial mais il faut aussi réussir à garder un temps de véritable pause entre deux réunions, 15min semble le plus pertinent.
4. Organiser sa réunion en amont
Pour éviter de perdre du temps pendant la réunion, il est important de la préparer.
Voici quelques idées pour bien organiser une réunion :
- Envoyez un rendez-vous connecté au calendrier des participants leur permettant d’avoir un rappel quelques minutes ou jours avant et leur donnant accès au lien de connexion en un seul clic, mot de passe de connexion etc…
- Préparez un support visuel afin d’accompagner le fil conducteur de votre réunion. Cela aidera les participants à rester attentif et bien comprendre l’objectif de la réunion
- Vérifiez toujours que votre matériel fonctionne correctement : votre micro, votre caméra, le partage d’écran, l’enregistrement d’écran etc…
5. Après la réunion : demander du feedback
Dès la fin de la réunion, nous vous conseillons d’envoyer par mail à tous les participants la présentation que vous avez utilisée et le compte rendu.
Cela permettra aux participants ou aux absents de se remémorer les objectifs clairs à atteindre suite à cette réunion. De plus, cela évitera aux participants de chercher les informations abordées lors de la réunion et de pouvoir les consulter à tout moment.
Finalement, demander aux participants de vous faire un feedback via un questionnaire rapide ou une application simple, vous permettra de comprendre ce qu’ils ont apprécié ou non et comment faire pour organiser une réunion encore plus performante la prochaine fois.
Voici des questions possible pour votre feedback :
- Note de 1 à 5 pour l’ensemble de la réunion ?
- Ce que vous avez apprécié le plus / le moins ?
- Ce qui peut être amélioré lors de la prochaine réunion ?
- L’heure de la réunion vous a-t-elle convenu ?
- La durée de la réunion vous a-t-elle semblé correcte ?
m-work et l'organisation des réunions en télétravail
Grâce à l’application m-work, organiser une réunion est rapide et simple. En effet, les équipes peuvent savoir en avance quels collaborateurs seront sur site ou en télétravail. Les réunions sont ainsi organisées sur les jours les plus pertinents, et sur un format plus adapté (soit physique, soit visio).
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