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Pour les entreprises qui ont choisi de mettre le télétravail en avant et de formaliser le travail hybride, comme pour les plus timides sur le sujet, un élément peut mettre tout le monde d’accord : le télétravail a besoin de règles.
Celles-ci peuvent prendre la forme d'une charte de télétravail qui définit les droits et devoirs des salariés et des employeurs. Regardons comment la préparer, la rédiger et aidons-nous d’un modèle à télécharger !
À quoi sert une charte de télétravail ?
Une charte de télétravail définit les contours de ce mode de fonctionnement afin de garantir que les télétravailleurs sont en mesure de réaliser leurs tâches sans risques. L’intérêt étant d’obtenir le même degré de productivité qu’au bureau – sinon plus dans certains cas -, tout en respectant les politiques managériales de l'entreprise. La charte prend ainsi la place de l’accord collectif quand il n’a pas été publié.
Mais qui dit charte ne dit pas forcément document rigide ou indigeste. Préférez la concision ! Notre modèle vous donnera les bonnes pistes pour cela.
Téléchargez le modèle de charte de télétravail
Comment préparer une charte de télétravail ?
Pour rédiger une charte de télétravail, vous devez d’abord réunir un groupe de travail composé de représentants des salariés, du CSE et de la direction. Ce groupe doit définir les règles et les responsabilités liées au télétravail qui figureront dans la charte, ainsi que les procédures à suivre en cas de problème (techniques, managériaux…). Cela nécessite aussi de consulter les conventions collectives et les règles légales en vigueur pour vous assurer que les points de la charte sont conformes aux exigences légales.
Parmi les axes incontournables avant de rédiger la charte, vous devez :
• Identifier les objectifs : définissez les raisons pour lesquelles vous souhaitez mettre en place le télétravail et les résultats que vous espérez obtenir en matière de productivité, de bien-être des salariés, et de collaboration.
• Définir les règles et les responsabilités : décidez des règles qui s'appliqueront aux collaborateurs, aussi bien sur la forme que sur les responsabilités de chacun.
• Préciser les moyens de communication et de collaboration : définissez les outils et les canaux de communication que les employés utiliseront pour rester en contact les uns avec les autres et avec leur manager. En principe, les outils de collaboration sont déjà en place, mais il est bon de rappeler ce qui est obligatoire et ce qui ne l’est pas. Par exemple, Whatsapp ou Slack sont-ils « officiels » ? Ou faut-il se limiter à un seul outil de communication pour les demandes qui ne nécessitent pas de discuter de vive voix ? Cela nécessite une recherche des usages et parfois même des dérives qui peuvent, à cette occasion, être éliminées.
• Prévoir les moyens de suivi : définissez comment vous voudrez et pourrez vérifier que les salariés travaillent efficacement à distance, et disposent de toutes les ressources et moyens nécessaires.
En amont, veillez également à sonder vos collaborateurs pour comprendre quelles sont leurs attentes et comment ils imaginent eux-mêmes les différentes règles du télétravail. Cela peut se faire à l’occasion d’ateliers ou par un sondage en ligne, et permettra d’emporter leur adhésion et de construire une charte qui leur corresponde.
🧐 Est-il obligatoire de faire signer une charte de télétravail ?
Non, comme les codes de bonne conduite donnent un cadre, la charte de télétravail permet de fixer des règles, mais elle n’est pas requise à partir du moment où le salarié est volontaire. Pour autant, elle est très utile pour éviter les litiges.
Quelles sont les informations essentielles à faire figurer ?
La charte de télétravail doit absolument contenir les informations suivantes :
• Les personnes qui peuvent accéder au télétravail
• Le lieu de télétravail : obligatoirement à leur domicile, ou aussi dans des tiers lieux, depuis l’étranger, etc.
• Les règles d’usage collaboratif
• Les règles de disponibilité
• Le matériel mis à disposition ou non
• Les procédures à suivre en cas de problème technique
• Les responsabilités des employés en matière de sécurité des données et de confidentialité des informations
• Les règles de santé et de sécurité
• Les modalités de suivi de la performance
• Les modalités de retour au bureau
Que faire si les salariés ne respectent pas la charte ?
Si un salarié ne respecte pas la charte de télétravail, cela peut entraîner des conséquences disciplinaires.
La sanction dépend des circonstances spécifiques et de la gravité de l'infraction. En fonction de la politique de l’entreprise, cela peut aller du rappel à l'ordre à des sanctions plus sévères comme un avertissement ou même un licenciement pour faute.
Cependant, certains éléments de la charte peuvent tout simplement être incompatibles avec les usages et cela peut apparaître a posteriori. Dans ce cas, c’est à l’entreprise de mieux l’équilibrer.
Comment accompagner la mise en place du télétravail et de la charte ?
Pour éviter que des litiges se produisent, l’entreprise doit communiquer avec transparence sur l’importance qu’elle donne à la charte et ses attentes en matière de télétravail. Les collaborateurs seront ainsi conscients des conséquences potentielles en cas de non-respect des règles établies :
• Prévoir des formations ou ateliers dédiés au télétravail : il s’agit de s'assurer que les salariés sont en mesure de travailler efficacement à distance, de gérer le stress ou encore l’isolement qui peuvent survenir, et par conséquent leur fournir un soutien si nécessaire. Cela permet également de définir clairement les processus liés au télétravail, comme les outils associés.
• Communiquer clairement sur les règles et les responsabilités : la charte doit être claire, mais il faut s’assurer auprès des équipes qu’elle a été bien comprise, ce qui demande une communication claire sur les règles et les responsabilités pour éviter les malentendus.
• Assurer une mise en place en douceur : la charte est essentielle, mais elle ne doit pas se substituer à une gestion pas à pas du télétravail pour faciliter l’adaptation de chaque personne.
• Evaluer régulièrement l'efficacité de la charte : le télétravail peut être vu comme un projet qui, comme beaucoup d’autres, s’appuie sur l’amélioration continue. Pour cela, analysez au fil du temps comment est appliquée la charte et apportez des modifications si nécessaire.
