Pourquoi choisir m-work plutôt que mon SIRH ou un Excel pour gérer le travail hybride ?

Pourquoi adopter une solution intégrée pour gérer votre équipe hybride ?

Lorsqu’on est habitué à un outil, il est difficile d’en changer. Cependant, il est parfois indispensable d’adopter les solutions adéquates selon la taille et la structure de l’entreprise. En effet, plusieurs éléments démontrent que même si changer d’outil peut prendre du temps et représenter un coût, les gains associés sont souvent plus importants.

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Optimisez l’efficacité opérationnelle tout en réduisant les coûts liés à la gestion d’une équipe en mode hybride

Les équipes ont tendance à passer trop de temps à gérer leurs différents outils avec la mise en place d'intégrations et autres problématiques.

L’utilisation de plusieurs plateformes peut entraîner des coûts supplémentaires. En effet, en augmentant le nombres d’outils, les équipes s’exposent à davantage de problèmes techniques nécessitant de faire appel à des consultants externes.

En choisissant une solution tout-en-un, ces mêmes équipes peuvent se concentrer l’utilisation même de l’outil en profitant d’un service qui comprend le bon fonctionnement et la mise à jour de l’application.

Dans le cas précis de la gestion du travail hybride et du flex office, certaines entreprises utilisent Excel, le SIRH, les agendas partagés, etc.

Ces outils ne se synchronisant pas, les collaborateurs se voient obligés de faire des allers-retours entre les différentes solutions. Cela constitue une perte de temps conséquente, rendant l’information moins pertinente.

m-work permet de palier la perte d’efficacité lorsqu’une entreprise décide d’appliquer une politique de travail hybride ou de passer en flex office. En effet, l’application, disponible sur ordinateur ou mobile, permet aux collaborateurs de déclarer leurs journées de travail au bureau ou à distance.

Tous les membres d’une même équipe, collaborateurs et managers confondus, ont accès à l’information. Cela leur permet d’organiser leur semaine plus simplement et de valoriser la transparence.

La solution s’intègre avec de nombreux outils (SIRH, calendrier, etc.) et la synchronisation avec les différents agendas est possible.

Découvrir les intégrations de m-work

Il est aussi possible de choisir son poste de travail, de réserver une salle de réunion ou encore une place de parking. Les collaborateurs peuvent ainsi prévoir leur venue au bureau avec précision sans se soucier de la place disponible ou autre.

Ainsi, la mise en place d’une telle solution génère de véritables économies à tous les niveaux.

Prévenir des évolutions du travail, des équipes, etc.

Les outils existants souffrent souvent de “rigidité”. Ainsi, lorsqu’un changement est nécessaire, le processus peut-être relativement complexe. Le monde de l’entreprise actuel est en constante évolution, et les organisations ont besoin de solutions qui sachent s’adapter.

Il est donc important de choisir une solution qui s’adaptera aux changements à venir et ce efficacement. Il n’est pas question de mettre en place un outil qui, sur le papier, semble régler la majorité des problématiques liées au travail hybride et flex office si celui-ci n’est pas évolutif.

En effet, lorsqu’une entreprise commence à mettre en place du flex-office par exemple, il n’est pas rare que cela se fasse par paliers. Il y a souvent une phase d’essai permettant de vérifier qu’un tel mode de travail est possible.

Le cas échéant, la nouvelle politique est souvent déployée sur l’ensemble des locaux. Il est donc important que la solution qui pilote la mise en place du flex office soit en capacité de s’adapter, déploiement après déploiement.

Organiser le retour au bureau

Récemment, les entreprises cherchent à redonner du sens à la venue au bureau.

Néanmoins, ce retour au bureau nécessite un accompagnement si l’on souhaite qu’il s’organise sereinement et qu’il dure dans le temps. Les outils de gestion du travail hybride répondent à cette problématique. Ils permettent d’insuffler un véritable sentiment d’appartenance aux collaborateurs.

En effet, les applications comme m-work permettent d’offrir de la visibilité sur la présence des équipes. En sachant qui vient quand, cela évite à des collaborateurs de se retrouver seuls au bureau.

De plus, lorsque l’outil choisi est flexible et capable de s’adapter aux évolutions de l’entreprise, il est alors synonyme d’une grande plus-value pour les différentes équipes. En effet, les managers peuvent prendre des décisions tout en sachant que la solution suivra et les collaborateurs n’ont pas à changer d’outils et peuvent véritablement se familiariser avec celui déjà mis en place.

Choisir une solution adaptée constitue donc un levier de performance. La mise en œuvre directe de m-work avec les équipes permet de transformer la flexibilité en un moteur de performance. La solution s’adaptant aux besoins des collaborateurs et des managers, il leur permet de se concentrer sur leur travail et non sur des soucis d’agenda. Ainsi, la productivité est renforcée et les évolutions et changements à venir souvent synonymes de bonnes nouvelles.

Centraliser la data pour mieux l’exploiter

Les organisations produisent aujourd’hui une quantité considérable de données. Pour gérer et utiliser ce volume d’informations, les équipes ont besoin d’outils modernes conçus en tenant compte de la complexité.

Dans la continuité des économies de temps et d’argent, et la capacité à s’adapter aux changements d’organisation des entreprises, la collecte intelligente des données est un autre avantage de la mise en place d’une solution tout-en-un.

En utilisant une application comme m-work, il est possible de piloter l’environnement de travail plus efficacement grâce à l’analyse des données.

La solution permet d’utiliser la donnée pour adapter les bureaux aux besoins des équipes, optimisez les ressources, et améliorez l’expérience collaborateur. Que la problématique soit celle du travail hybride, des bureaux partagés ou du multisites, m-work rend visible l'occupation des espaces et ressources. Le tout centralisé sur un seul outil.

La solution se voulant la plus adaptée possible, les rapports sont personnalisables en fonction des besoins des organisations. Les managers peuvent suivre les usages et habitudes des collaborateurs et mieux adapter les politiques de travail hybride. Ils peuvent aussi adapter le restaurant d’entreprise, et le chauffage en fonction de la fréquentation.

Concernant cet aspect environnemental, m-work permet aux collaborateurs de calculer le CO2 émis lors des trajets domicile - bureau. Les organisations peuvent se servir de ces données pour favoriser des moyens de transport alternatifs et réduire leur empreinte carbone au maximum.

Savoir ce qui est véritablement nécessaire ou non

La mise en place d’un nouvel outil n’est pas toujours la solution. Cela dépend principalement de la taille et de la structure de l’organisation.

S’il n’y a aucune problématique de télétravail ou de flex office, alors il n’est pas utile de mettre en place une solution dédiée. Un agenda partagé suffit amplement. Néanmoins, il reste intéressant de se renseigner sur les solutions existantes. La vie des entreprises n’est pas linéaire, des changements de directions peuvent s’opérer rapidement.

Les actualités et différents évènements peuvent avoir un impact sur les politiques des organisations. L’arrivée des Jeux Olympiques et Paralympiques à Paris crée par exemple, de nouvelles problématiques dans nombre d’entreprises qui réfléchissent à comment mettre en place du travail hybride correctement et efficacement.

Anticiper permet de palier à un certain nombre d’inconvénients pouvant apparaître lors d’un changement de politique au sein des organisations.