Vous cherchez un planning sur Excel pour 2026 prêt à l’emploi pour organiser votre équipe, couvrir vos créneaux et arrêter de courir après les versions “v3_final_v7_OK.xlsx” ? Vous êtes au bon endroit.
Je vais être direct : Excel est souvent le meilleur point de départ. C’est accessible, tout le monde sait ouvrir un fichier, et en 30 minutes vous pouvez déjà mettre un peu d’ordre dans la semaine. Le problème, c’est qu’en planification (surtout côté service client / centre de contact), Excel a un défaut structurel : il vous aide à afficher un planning, mais il vous aide très mal à piloter la performance (SLA, abandons, sous/sur-effectif, adhérence, multi-activités). C’est exactement là que commencent les coûts cachés.
Important : retrouver le template en bas de cette article à télécharger !
Pourquoi Excel “marche” au début (et pourquoi on l’aime tous)
Excel est rassurant : vous voyez votre semaine, vous posez des horaires, vous ajoutez une colonne “activité”, vous surlignez les absences, et vous avez l’impression d’avoir repris le contrôle. Pour une équipe mono-activité, avec un volume relativement stable et peu d’imprévus, ça peut même fonctionner longtemps.
Le vrai bénéfice d’Excel, c’est qu’il force à poser les bases : quels créneaux couvre-t-on, quelles activités existent, quelles règles sont non négociables, quelles contraintes RH s’appliquent, qui peut faire quoi. Rien que cette mise à plat peut améliorer votre organisation.
Mais dès que l’activité se complexifie (pics, saisonnalité, multicanal, compétences, priorités qui changent), Excel devient un système fragile. Et le pire, c’est qu’il casse rarement “d’un coup” : il se dégrade doucement… jusqu’à ce que vous ayez l’impression de passer vos journées à éteindre des incendies.
Le vrai problème d’Excel : il “représente” le planning, il ne l’optimise pas
Un tableur est excellent pour structurer et présenter des données. En revanche, il est très mauvais pour résoudre ce qui fait la difficulté de la planification moderne : le compromis permanent entre la charge, les contraintes et la qualité de service.
Concrètement, Excel ne sait pas répondre simplement à des questions comme : “De combien de personnes ai-je besoin à 10h30 pour tenir mon SLA sur le chat, sans sacrifier les emails, tout en respectant les compétences et les pauses ?” Vous pouvez essayer d’approcher ça avec des formules, des macros, des onglets… mais vous finissez par construire un mini-logiciel dans un fichier. Et un mini-logiciel dans un fichier, c’est difficile à maintenir, difficile à faire évoluer, et difficile à fiabiliser.
C’est là que beaucoup d’équipes basculent sans s’en rendre compte dans une planification “à l’instinct” : on ajuste au doigt mouillé, on serre les dents sur les pics, on rajoute des heures, on fait glisser des activités… et la performance devient irrégulière.
Ce qu’Excel coûte vraiment
Le coût d’Excel n’est pas une facture. C’est une somme de petites pertes qui, mises bout à bout, pèsent lourd.
Il y a d’abord le temps managérial. À mesure que l’activité bouge, le planning devient une tâche de maintenance : consolider des infos, vérifier des contraintes, recalculer des couvertures, gérer les échanges, corriger des erreurs, réconcilier les versions. Et plus l’équipe grandit, plus chaque micro-changement coûte cher à répercuter proprement.
Ensuite, il y a le coût opérationnel : sur-effectif (vous payez trop de présence par rapport à la charge) et sous-effectif (vous ratez votre SLA, vous générez de l’attente, des abandons, de l’insatisfaction, des recontacts). C’est particulièrement vrai quand vous planifiez “au mois” sans avoir une vision fine par tranches de 15/30/60 minutes. Sur le papier, la journée semble couverte. Dans la réalité, vous avez des trous pile au mauvais moment.
On détaille cette mécanique (SLA, abandons, sur/sous-effectif et coûts cachés) dans cet article si vous voulez une grille de calcul concrète.
Une méthode simple pour rendre votre planning Excel 2026 réellement utile
Avant même de parler d’outil, il y a une méthode qui change tout : séparer “planning” et “besoin”.
Beaucoup d’équipes font l’erreur de partir du planning (“qui met-on quand ?”) alors qu’il faut d’abord partir du besoin (“combien faut-il de capacité, par activité, à chaque moment ?”). Même si vous restez sur Excel, vous pouvez déjà structurer votre approche avec trois étapes.
D’abord, définissez vos activités (ex. appels, emails, chat, back-office) et vos règles (pauses, réunions, formation, contraintes contractuelles, compétences). Ensuite, cherchez une manière simple d’estimer le besoin : même un proxy imparfait basé sur l’historique vaut mieux que rien, parce qu’il vous donne une référence. Enfin, seulement après, vous affectez vos personnes au bon endroit.
Le template 2026 que je vous propose en bas de page est construit pour vous aider à faire cette séparation proprement : on ne veut pas juste “remplir des cases”, on veut pouvoir comparer rapidement besoin vs couverture, et identifier où le planning vous met en risque.
Les signes qui montrent qu’Excel est en train de vous freiner
Il y a un test très simple : si votre performance dépend de votre capacité à “bricoler vite” le planning, c’est que le système ne tient plus.
Quand vous observez que la journée démarre souvent avec des écarts, que les changements de dernière minute sont fréquents, que le multi-compétences est compliqué à équilibrer, ou que la charge varie fortement dans la journée, Excel devient le mauvais support. Le fichier ne vous aide pas à décider ; il vous oblige à produire de la mise en forme pendant que l’activité bouge.
Un autre signe très parlant : quand il existe une “personne Excel” dans l’équipe. Si tout repose sur une seule personne qui connaît le fichier, les formules et les astuces, vous avez un risque de continuité et un risque de qualité. Et en général, c’est aussi cette personne qui absorbe une part énorme de travail invisible.
Ce que m-work apporte, sans vous enlever la liberté que vous aimez dans Excel
L’objectif n’est pas de “diaboliser” Excel. L’objectif est de vous donner une trajectoire : Excel pour cadrer, puis un outil pour automatiser et fiabiliser ce qui coûte cher.
m-work est conçu pour les équipes relation client / customer success / centres de contact qui veulent arrêter de planifier “à la main” et commencer à piloter sur des indicateurs concrets. L’outil vous aide à prévoir la charge à partir de vos historiques, à générer des plannings en tenant compte des contraintes (compétences, contrats, congés, préférences), et à suivre ce qui se passe réellement via des indicateurs comme l’occupation et l’adhérence, avec des alertes quand l’écart se creuse.
L’autre point qui change la vie, c’est la fin de la double saisie : m-work s’intègre avec des outils métier (par exemple Genesys, Odigo, Zendesk, Salesforce, Verint). Résultat : vous passez moins de temps à “reconcilier” des données, et plus de temps à améliorer la couverture et l’expérience client.
Et surtout, vous gardez l’esprit “pragmatique” : on ne vous vend pas une transformation interminable. m-work est pensé pour être adopté rapidement et utilisé au quotidien.
Comment utiliser cet article (et le template) de façon intelligente
Si vous êtes en plein rush et que vous avez besoin d’un planning immédiatement, téléchargez le fichier et utilisez-le. Aucun souci. Mais si vous prenez 10 minutes pour lire la méthode au-dessus, vous allez éviter le piège classique : créer un planning “propre” qui ne couvre pas vraiment les pics, ou qui paraît équilibré tout en générant des abandons aux heures critiques.
Et si, en remplissant le fichier, vous vous rendez compte que vous passez votre temps à ajuster, recalculer, rattraper et compenser, alors vous aurez déjà votre réponse : ce n’est pas vous qui êtes “nul en Excel”, c’est juste que le problème dépasse Excel.
Télécharger le modèle gratuit : Planning Excel 2026
Vous y êtes : le template est juste en dessous.
Télécharger le template Planning Excel 2026 et suivi la configuration !
Et si vous voulez passer directement à une planification qui tient la route avec prévision, contraintes, équité et pilotage :
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