L’organisation et la mise en place du flex office, tout en gardant des équipes soudées, implique des espaces adaptés, une communication claire, et des managers engagés dans cette transformation. Il convient de l’anticiper, de définir des objectifs et de la suivre.
Néanmoins, vous devez choisir le bon logiciel de planification pour soutenir et accompagner cette transition, rendre votre organisation fluide et agile, tout en gardant un œil sur les bonnes données pour piloter votre organisation.
Face à la multitude d'outils et de plateformes offrant des fonctionnalités similaires, nous avons élaboré ce guide utile des huit meilleurs logiciels de flex office, afin que vous puissiez faire le bon choix pour promouvoir votre entreprise.
Choisir le bon logiciel pour organiser le flex office peut être complexe. Personne n’a envie de mettre en place un outil qui sera compliqué pour ses collaborateurs, ou adapté à son organisation interne.
Nous avons donc préparé une liste des 5 meilleurs logiciels de flex office (avec leurs avantages et inconvénients) pour que vous n’ayez plus à mettre en place des outils compliqués que personne n’utilise. Nos préférés sont les suivants :
1. m-work
2. Envoy
3. Slack
4. Robin Powered
5. Google Sheets
Regardons chacun de plus près.
Cette plateforme dispose de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour mettre en place votre flex office, et permettre à vos collaborateurs de s’y adapter de façon fluide, grâce à un outil simple et très apprécié des équipes – plus de 90% d’adoption en moyenne après 2 mois de déploiement !
Le tout en vous donnant toutes les données et des tableaux de bord pour piloter la fréquentation de vos bureaux, le degré d’interaction de vos collaborateurs, et le CO2 associé à votre organisation (trajets, etc.).
Vous pouvez créer votre organisation personnalisée, vos équipes, groupes, rituels et règles, tout en ayant accès en temps réel à des vues et données pertinentes pour gagner en efficacité.
C’est une application web et mobile facile à prendre en main, afin que tous vos collaborateurs la prennent en main en un rien de temps sans s’inquiéter de télécharger quoique ce soit. Elle s’intègre également avec vos calendriers et outils de chat pour augmenter l’adoption et l’engagement de vos équipes.
→ En savoir plus sur la solution
Les fonctionnalités clés incluent, entre autres avantages :
Inconvénients :
La version gratuite de m-work se limite à une cinquantaine d’utilisateurs et ne permet pas de profiter pleinement des intégrations spécifiques
→ En savoir plus sur le pricing
Adapté pour :
Prix :
Envoy est un choix populaire, notamment auprès de grandes entreprises comme Stripe ou Mailchimp, car cet outil permet de dessiner vos propres plans, et de gérer toutes vos ressources, des fournitures jusqu’aux postes de travail
Avantages :
Inconvénients :
Prix :
Slack est un incontournable pour l’organisation asynchrone des petites équipes. La solution peut permettre, pour des équipes restreintes, de gérer la présence au bureau en personnalisant son statut.
Avantages :
Inconvénients :
Prix :
Robin Powered est un choix intéressant qui permet de gérer le flex office et la gestion des salles de réunion. Cette solution développée aux États-Unis permet également d’avoir accès à des données fines d’occupation de l’espace.
Avantages :
Inconvénients :
Prix :
Google Sheets est sans nulle doute la porte d’entrée de toutes les équipes mettant en place une organisation hybride. Très simple à prendre en main, il permet en quelques secondes d’organiser un premier planning
Avantages :
Inconvénients :
Prix :
Et maintenant ?
Il existe de nombreux logiciels de flex office. Certains, comme Envoy ou Robin, permettent surtout la réservation de bureau et de salles, et conviennent à de très grandes entreprises. D'autres sont beaucoup plus simples, dotés de fonctionnalités limitées, mais suffisent à des petites équipes démarrant leurs projets.
Le choix du meilleur outil adéquat dépend essentiellement du besoin de l'entreprise et de son projet. Tout est question de priorités. Il est donc important de déterminer la nature et l'ampleur du projet, les objectifs et l'équipe qui administrera l'outil afin de commencer à réduire la liste des options.
Dans chaque entreprise et projet de flex office, différentes fonctionnalités sont importantes et tous les logiciels n'offrent pas les mêmes. C'est pourquoi il est indispensable de mettre au clair les attentes afin de choisir la solution la plus adaptée. Il convient aussi de clarifier très vite quel périmètre est concerné, et quelle équipe pilotera le projet - généralement les RH, services généraux ou immobilier.
Pour la mise en place du flex office, l’adoption de l’outil par les utilisateurs est absolument fondamentale.
L’utilisateur doit pouvoir prendre en main la solution en quelques clics, faisant de la simplicité le critère de choix numéro 1.
Il est essentiel de se montrer très rigoureux vis-à-vis de la gestion des droits.
Le gestionnaire de projet doit être en mesure de déterminer en détail les droits d'accès, les attributions et les rôles au sein de la plateforme.
De même, l’hébergement est un facteur essentiel de sécurité. Des solutions SaaS sont de plus en plus fréquentes, étant accessibles depuis n’importe quel terminal. En fonction de la politique de votre entreprise, assurez-vous que l’outil retenu respecte vos critères d’hébergement (en Europe pour le RGPD par exemple).
Dans le cas d’un outil gratuit, il est possible que les éditeurs aient abandonné quelques fonctionnalités. Attention à cerner à partir de quel moment la solution devient payante. Les outils qui facturent systématiquement proposent généralement différents niveaux d’abonnement et d’engagement, afin de moduler le coût. La meilleure solution dépendra à nouveau de la situation de l’entreprise et de sa politique budgétaire.
Si le choix d’un bon logiciel est fondamental pour faire réussir son projet de flex-office, garder des équipes soudées et optimiser ses bureaux, il convient également d’accompagner le changement.
Pour aller plus loin, téléchargez notre guide gratuit et réussissez votre passage en flex office en accompagnant le changement et en choisissant l’outil qui correspond le plus à votre projet et à votre culture d’entreprise.