Avec l'essor du travail flexible, la plupart des entreprises s'orientent, ou pensent s'orienter à terme, vers le flex office. Ce mode de travail consiste en la réduction du nombre de bureaux attitrés, au profit du partage de bureau (ou "desk sharing").
Le flex office nécessite des espaces adaptés, une communication claire et des managers engagés pour garder des équipes soudées. Il convient de l’anticiper, de définir des objectifs et de la suivre.
Ce mode de travail nécessite également de choisir le meilleur logiciel de gestion du flex office pour soutenir votre transition. Ce logiciel rendra votre organisation fluide et agile. Il vous permettra également de garder un œil sur les bonnes données pour piloter votre structure et vos bureaux.
Face à la multitude d'outils et de plateformes offrant des fonctionnalités similaires, nous avons élaboré ce guide utile des cinq meilleurs logiciels de flex office. L'objectif est que vous puissiez faire le bon choix pour promouvoir votre entreprise.
Comparaison de logiciels de flex office : les 4 meilleurs outils
Choisir le bon logiciel pour organiser le flex office peut être complexe. Personne n’a envie de mettre en place un outil qui sera compliqué pour ses collaborateurs. L'application choisie doit s'intégrer au reste du SI, et être adaptée à votre organisation interne.
Il est essentiel de comparer les fonctionnalités, avantages et inconvénients afin de choisir le bon logiciel pour votre projet
Nous avons dressé une liste des 5 meilleurs logiciels de flex office. Cette liste comprend leurs avantages et inconvénients. L'objectif est de vous éviter d'utiliser des outils compliqués et inutiles. Nos préférés sont les suivants :
1. m-work
2. Envoy
3. Slack
4. Google Sheets
Regardons chacun de plus près afin de vous aider à déterminer le meilleur logiciel de flex office pour. votre besoin, cas d'usage, et stade de maturité sur cette problématique.
Le meilleur logiciel de flex office : m-work
M-work dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour mettre en place le flex office. La plateforme permet à vos collaborateurs de s’y adapter de façon fluide, grâce à un outil simple et très apprécié des équipes.
Cette application de flex office enregistre plus de 90% d’adoption en moyenne après 2 mois de déploiement.
Le logiciel de flex office m-work fluidifie vers ce nouveau mode de travail, tout en fournissant des données stratégiques. De l'occupation des bureaux jusqu'au degré d'interaction des équipes et au CO2 associé, vous avez une visibilité sur tous les indicateurs nécessaires.
Vous pouvez créer votre environnement personnalisé, vos équipes, groupes, rituels et règles. Le tout en ayant accès en temps réel à des vues et données pertinentes pour gagner en efficacité.
M-work est une application facile à prendre en main. Elle s’intègre également avec vos calendriers et outils de chat pour augmenter l’adoption et l’engagement de vos équipes.
→ En savoir plus sur la solution
Les fonctionnalités clés de cette app de flex office incluent, entre autres avantages :
- La déclaration de planning en un clic pour chaque collaborateur
- La possibilité de réserver un poste (desk booking)
- La visualisation simple, en temps réel et en avance, de la présence de ses collègues
- La personnalisation des espaces de travail et salles de réunion, permettant de gérer vos différents sites, open spaces, hot desk, etc.
- La définition de plusieurs statuts de travail : télétravail, formation, rendez-vous extérieur…
- La possibilité de créer et éditer des départements, équipes projets, groupes
- La possibilité d’inviter et gérer des personnes externes à l’entreprise
- Des tableaux de bord et données exportables
- Des intégrations avec les calendriers, outils de chat et systèmes RH garantissant la mise à jour des informations
- Une connexion SSO sécurisée
- La possibilité de prévoir des relances hebdomadaires ou mensuelles via nos intégrations pour garantir l’adoption
- Le calcul du CO2 lié aux trajets domicile-travail pour l’intégrer à votre bilan carbone d’entreprise
- La possibilité pour chaque utilisateur de créer des modèles pour son organisation récurrente
- Une web-app facile à utiliser, disponible sur ordinateur et mobile
Inconvénients :
La version gratuite de m-work se limite aux fonctionnalités de base.
→ En savoir plus sur nos tarifs
Adapté pour :
- Les entreprises cherchant un outil intégré et facile à utiliser pour gérer les espaces et suivre le télétravail.
- Les dirigeants et workplace managers qui ont besoin de suivre et d’anticiper le taux d’occupation de leurs bureaux.
- Les DRH qui cherchent à accompagner la transition de leur entreprise vers de nouveaux modes de travail plus flexibles.
Prix :
- m-work propose une version gratuite
- Options pour profiter des fonctionnalités premium : sur devis (< 24h)
Envoy pour la gestion du parc immobilier et des ressources
Envoy est apprécié par les grandes entreprises, comme Stripe ou Mailchimp. Cet outil permet de créer des plans et de gérer toutes les ressources, des fournitures aux postes de travail.
Avantages :
- Possibilité de créer vos propres plans de bureaux personnalisés
- Personnalisation des espaces de bureaux et de réunion
- Outil extrêmement complet et adapté aux grandes entreprises
Inconvénients :
- Outil complexe à mettre en place
- Solution américaine hébergeant les données de ses utilisateurs hors d’Europe
- Pas ou peu de lien avec les systèmes RH ou de paie
Prix :
- Envoy propose une version gratuite jusqu’à 25 bureaux et pour des fonctionnalités limitées
- Pour l’offre “bureaux”, le prix est ensuite de 3$ par bureau (vendus par pack de 25)
Slack pour une communication et organisation facilitée pour les petites équipes
Slack est un incontournable pour l’organisation asynchrone des petites équipes. La solution peut permettre, pour des équipes restreintes, de gérer la présence au bureau en personnalisant son statut.
Avantages :
- Outil de messagerie et de gestion du statut de présence
- Pas de nouvel outil à mettre en place
- Gratuit pour la plupart des fonctionnalités
Inconvénients :
- Visualisation de l’information complexe au-delà d’une dizaine d’utilisateurs
- Pas ou peu de lien avec les systèmes RH ou de paie
Prix :
- Environ 8€ par mois et par utilisateur
Google Sheets pour une solution immédiate et gratuite
Google Sheets est sans nulle doute la porte d’entrée de toutes les équipes mettant en place une organisation hybride. Très simple à prendre en main, il permet en quelques secondes d’organiser un premier planning
Avantages :
- Très facile à prendre en main, ne nécessite pas de nouvel outil
- Personnalisation des statuts de travail, et de toutes les spécificités de l’équipe
Inconvénients :
- Peu user-friendly, généralement moins utilisé après quelques semaines
- Pas d’intégrations pré-conçues
Prix :
- Gratuit
Quels sont les critères pour choisir le meilleur outil de flex office ?
Il existe de nombreux logiciels de flex office. Certains permettent surtout la réservation de bureau et de salles, et conviennent à de très grandes entreprises. D'autres sont beaucoup plus simples, dotés de fonctionnalités limitées, mais suffisent à des petites équipes démarrant leurs projets.
Le choix du meilleur outil adéquat dépend du besoin de l'entreprise et de son projet. Tout est question de priorités.
Fonctionnalités essentielles : la simplicité de prise en main
Dans chaque entreprise et projet de flex office, différentes fonctionnalités sont importantes. C'est pourquoi il est indispensable de mettre au clair les attentes afin de choisir la solution la plus adaptée.
Il convient de clarifier très vite quel périmètre est concerné, et quelle équipe sera chargée de la gestion de projet (RH, services généraux...).
Pour la mise en place du flex office, l’adoption de l’outil par les utilisateurs est absolument fondamentale.
L’utilisateur doit pouvoir prendre en main la solution en quelques clics, faisant de la simplicité le critère de choix numéro 1.
Sécurité et hébergement
Il est essentiel de se montrer très rigoureux vis-à-vis de la gestion des droits, autorisations et accès, lors du choix d'une solution de flex office.
De même, l’hébergement est un facteur essentiel de sécurité. Des solutions SaaS sont de plus en plus fréquentes, étant accessibles depuis n’importe quel terminal.
Prix
Dans le cas d’un outil gratuit, il est possible que les éditeurs aient abandonné quelques fonctionnalités. Attention à cerner à partir de quel moment la solution devient payante. Les outils qui facturent systématiquement proposent généralement différents niveaux d’abonnement et d’engagement, afin de moduler le coût. La meilleure solution dépendra à nouveau de la situation de l’entreprise et de sa politique budgétaire.
Le choix d’un bon logiciel est fondamental pour faire réussir son projet de flex-office. Néanmoins, pour garder des équipes soudées et optimiser ses bureaux, il convient également d’accompagner le changement.
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