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L’organisation et la mise en place du flex office, tout en gardant des équipes soudées, implique des espaces adaptés, une communication claire, et des managers engagés dans cette transformation. Il convient de l’anticiper, de définir des objectifs et de la suivre.
Néanmoins, vous devez choisir le bon logiciel de planification pour soutenir et accompagner cette transition, rendre votre organisation fluide et agile, tout en gardant un œil sur les bonnes données pour piloter votre organisation.
Face à la multitude d'outils et de plateformes offrant des fonctionnalités similaires, nous avons élaboré ce guide utile des huit meilleurs logiciels de flex office, afin que vous puissiez faire le bon choix pour promouvoir votre entreprise.
Comparaison de logiciels de flex office : les 5 meilleurs outils pour 2023
Choisir le bon logiciel pour organiser le flex office peut être complexe. Personne n’a envie de mettre en place un outil qui sera compliqué pour ses collaborateurs, ou adapté à son organisation interne.
Nous avons donc préparé une liste des 5 meilleurs logiciels de flex office (avec leurs avantages et inconvénients) pour que vous n’ayez plus à mettre en place des outils compliqués que personne n’utilise. Nos préférés sont les suivants :
1. m-work
2. Envoy
3. Slack
4. Robin Powered
5. Google Sheets
Regardons chacun de plus près.
Le meilleur logiciel de flex office : m-work
Cette plateforme dispose de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour mettre en place votre flex office, et permettre à vos collaborateurs de s’y adapter de façon fluide, grâce à un outil simple et très apprécié des équipes – plus de 90% d’adoption en moyenne après 2 mois de déploiement !
Le tout en vous donnant toutes les données et des tableaux de bord pour piloter la fréquentation de vos bureaux, le degré d’interaction de vos collaborateurs, et le CO2 associé à votre organisation (trajets, etc.).
Vous pouvez créer votre organisation personnalisée, vos équipes, groupes, rituels et règles, tout en ayant accès en temps réel à des vues et données pertinentes pour gagner en efficacité.
C’est une application web et mobile facile à prendre en main, afin que tous vos collaborateurs la prennent en main en un rien de temps sans s’inquiéter de télécharger quoique ce soit. Elle s’intègre également avec vos calendriers et outils de chat pour augmenter l’adoption et l’engagement de vos équipes.
→ En savoir plus sur la solution
Les fonctionnalités clés incluent, entre autres avantages :
- La déclaration de planning en un clic pour chaque collaborateur
- La visualisation simple, en temps réel et en avance, de la présence de ses collègues
- La personnalisation des espaces de bureaux et salles de réunion, permettant de gérer vos différents sites
- La définition de plusieurs statuts de travail : télétravail, formation, rendez-vous extérieur…
- La possibilité de créer et éditer des départements, équipes projets, groupes
- La possibilité d’inviter et gérer des personnes externes à l’entreprise
- Des tableaux de bord et données exportables
- Des intégrations avec les calendriers, outils de chat et systèmes RH garantissant la mise à jour permanente des informations et le lien avec la paie
- Une connexion SSO sécurisée
- La suggestion de modification de planning pour un utilisateur directement dans l’app
- La possibilité de prévoir des relances hebdomadaires ou mensuelles via nos intégrations pour garantir l’adoption
- Le calcul du CO2 lié aux trajets domicile-travail pour l’intégrer à votre bilan carbone d’entreprise
- La personnalisation de votre espace m-work
- La possibilité pour chaque utilisateur de créer des modèles pour son organisation récurrente
- Une web-app facile à utiliser, disponible sur ordinateur et mobile
- Un kit de communication interne et un processus de déploiement prêts à l’emploi pour faire de votre projet de flex office une réalité
Inconvénients :
La version gratuite de m-work se limite à une cinquantaine d’utilisateurs et ne permet pas de profiter pleinement des intégrations spécifiques
→ En savoir plus sur le pricing
Adapté pour :
- Les entreprises cherchant à mettre rapidement en place un outil déjà intégré à leurs outils et simple à prendre en main, qui gère tout de la définition des espaces jusqu’à l’application de l’accord de télétravail
- Les dirigeants et workplace managers qui ont besoin de comprendre et d’anticiper le taux d’occupation de leurs bureaux, et les espaces favoris de leurs collaborateurs
- Les DRH qui cherchent à accompagner la transition de leur entreprise vers de nouveaux modes de travail plus flexibles et en adéquation avec les attentes des collaborateurs et talents
Prix :
- m-work propose une version gratuite
- Options pour profiter des fonctionnalités premium : sur devis (< 24h)
Envoy pour la gestion du parc immobilier et des ressources
Envoy est un choix populaire, notamment auprès de grandes entreprises comme Stripe ou Mailchimp, car cet outil permet de dessiner vos propres plans, et de gérer toutes vos ressources, des fournitures jusqu’aux postes de travail
Avantages :
- Possibilité de créer vos propres plans de bureaux personnalisés
- Personnalisation des espaces de bureaux et de réunion
- Outil extrêmement complet et adapté aux grandes entreprises
Inconvénients :
- Outil complexe à mettre en place
- Solution américaine hébergeant les données de ses utilisateurs hors d’Europe
- Pas ou peu de lien avec les systèmes RH ou de paie
Prix :
- Envoy propose une version gratuite jusqu’à 25 bureaux et pour des fonctionnalités limitées
- Pour l’offre “bureaux”, le prix est ensuite de 3$ par bureau (vendus par pack de 25)
Slack pour une communication et organisation facilitée pour les petites équipes
Slack est un incontournable pour l’organisation asynchrone des petites équipes. La solution peut permettre, pour des équipes restreintes, de gérer la présence au bureau en personnalisant son statut.
Avantages :
- Outil de messagerie et de gestion du statut de présence
- Pas de nouvel outil à mettre en place
- Lien possible avec les autres applications de la marketplace Slack
- Gratuit pour la plupart des fonctionnalités
Inconvénients :
- Visualisation de l’information complexe au-delà d’une dizaine d’utilisateurs
- Pas ou peu de lien avec les systèmes RH ou de paie
Prix :
- Environ 8€ par mois et par utilisateur
Robin Powered hybrid work pour la gestion des espaces et ressources
Robin Powered est un choix intéressant qui permet de gérer le flex office et la gestion des salles de réunion. Cette solution développée aux États-Unis permet également d’avoir accès à des données fines d’occupation de l’espace.
Avantages :
- Réservation de bureau précise, poste par poste
- Données fines à destination des office managers et services généraux
Inconvénients :
- Solution anglophone
- Tarif élevé
Prix :
- Tarif par site / espace, non public
Google Sheets pour une solution immédiate et gratuite
Google Sheets est sans nulle doute la porte d’entrée de toutes les équipes mettant en place une organisation hybride. Très simple à prendre en main, il permet en quelques secondes d’organiser un premier planning
Avantages :
- Très facile à prendre en main, ne nécessite pas de nouvel outil
- Personnalisation des statuts de travail, et de toutes les spécificités de l’équipe
Inconvénients :
- Peu user-friendly, généralement moins utilisé après quelques semaines
- Pas d’intégrations pré-conçues
Prix :
- Gratuit
Et maintenant ?
Il existe de nombreux logiciels de flex office. Certains, comme Envoy ou Robin, permettent surtout la réservation de bureau et de salles, et conviennent à de très grandes entreprises. D'autres sont beaucoup plus simples, dotés de fonctionnalités limitées, mais suffisent à des petites équipes démarrant leurs projets.
Le choix du meilleur outil adéquat dépend essentiellement du besoin de l'entreprise et de son projet. Tout est question de priorités. Il est donc important de déterminer la nature et l'ampleur du projet, les objectifs et l'équipe qui administrera l'outil afin de commencer à réduire la liste des options.
Fonctionnalités essentielles : la simplicité de prise en main
Dans chaque entreprise et projet de flex office, différentes fonctionnalités sont importantes et tous les logiciels n'offrent pas les mêmes. C'est pourquoi il est indispensable de mettre au clair les attentes afin de choisir la solution la plus adaptée. Il convient aussi de clarifier très vite quel périmètre est concerné, et quelle équipe pilotera le projet - généralement les RH, services généraux ou immobilier.
Simplicité
Pour la mise en place du flex office, l’adoption de l’outil par les utilisateurs est absolument fondamentale.
L’utilisateur doit pouvoir prendre en main la solution en quelques clics, faisant de la simplicité le critère de choix numéro 1.
Sécurité et hébergement
Il est essentiel de se montrer très rigoureux vis-à-vis de la gestion des droits.
Le gestionnaire de projet doit être en mesure de déterminer en détail les droits d'accès, les attributions et les rôles au sein de la plateforme.
De même, l’hébergement est un facteur essentiel de sécurité. Des solutions SaaS sont de plus en plus fréquentes, étant accessibles depuis n’importe quel terminal. En fonction de la politique de votre entreprise, assurez-vous que l’outil retenu respecte vos critères d’hébergement (en Europe pour le RGPD par exemple).
Prix
Dans le cas d’un outil gratuit, il est possible que les éditeurs aient abandonné quelques fonctionnalités. Attention à cerner à partir de quel moment la solution devient payante. Les outils qui facturent systématiquement proposent généralement différents niveaux d’abonnement et d’engagement, afin de moduler le coût. La meilleure solution dépendra à nouveau de la situation de l’entreprise et de sa politique budgétaire.
Si le choix d’un bon logiciel est fondamental pour faire réussir son projet de flex-office, garder des équipes soudées et optimiser ses bureaux, il convient également d’accompagner le changement.
Pour aller plus loin, téléchargez notre guide gratuit et réussissez votre passage en flex office en accompagnant le changement et en choisissant l’outil qui correspond le plus à votre projet et à votre culture d’entreprise.
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