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Le Guide du Meilleur Logiciel Flex Office en 2023

Table des matières

Avec l'essor du travail flexible, la plupart des entreprises s'orientent, ou pensent s'orienter à terme, vers le flex office. Ce mode de travail consiste en la réduction du nombre de bureaux attitrés, au profit du partage de bureau (ou "desk sharing").

Le flex office nécessite des espaces adaptés, une communication claire et des managers engagés pour garder des équipes soudées. Il convient de l’anticiper, de définir des objectifs et de la suivre.

Ce mode de travail nécessite également de choisir le meilleur logiciel de gestion du flex office pour soutenir votre transition. Ce logiciel rendra votre organisation fluide et agile. Il vous permettra également de garder un œil sur les bonnes données pour piloter votre structure et vos bureaux.

Face à la multitude d'outils et de plateformes offrant des fonctionnalités similaires, nous avons élaboré ce guide utile des cinq meilleurs logiciels de flex office. L'objectif est que vous puissiez faire le bon choix pour promouvoir votre entreprise.

Comparaison de logiciels de flex office : les 5 meilleurs outils

Choisir le bon logiciel pour organiser le flex office peut être complexe. Personne n’a envie de mettre en place un outil qui sera compliqué pour ses collaborateurs. L'application choisie doit s'intégrer au reste du SI, et être adaptée à votre organisation interne.

Choix logiciel flex office

Il est essentiel de comparer les fonctionnalités, avantages et inconvénients afin de choisir le bon logiciel pour votre projet

Nous avons dressé une liste des 5 meilleurs logiciels de flex office. Cette liste comprend leurs avantages et inconvénients. L'objectif est de vous éviter d'utiliser des outils compliqués et inutiles. Nos préférés sont les suivants :

1. m-work

2. Envoy

3. Slack

4. Robin Powered

5. Google Sheets

‍Regardons chacun de plus près afin de vous aider à déterminer le meilleur logiciel de flex office pour. votre besoin, cas d'usage, et stade de maturité sur cette problématique.

Le meilleur logiciel de flex office : m-work

M-work dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour mettre en place le flex office. La plateforme permet à vos collaborateurs de s’y adapter de façon fluide, grâce à un outil simple et très apprécié des équipes.

Cette application de flex office enregistre plus de 90% d’adoption en moyenne après 2 mois de déploiement.

→ Lire le cas client de l'Agence Nationale de la Recherche, où m-work a remporté une grande adhésion en interne

Le logiciel de flex office m-work fluidifie vers ce nouveau mode de travail, tout en fournissant des données stratégiques. De l'occupation des bureaux jusqu'au degré d'interaction des équipes et au CO2 associé, vous avez une visibilité sur tous les indicateurs nécessaires.

Vous pouvez créer votre organisation personnalisée, vos équipes, groupes, rituels et règles. Le tout en ayant accès en temps réel à des vues et données pertinentes pour gagner en efficacité.

M-work est une application web et mobile facile à prendre en main pour que tous vos collaborateurs l'adoptent en un clin d'œil. Elle s’intègre également avec vos calendriers et outils de chat pour augmenter l’adoption et l’engagement de vos équipes.

→ En savoir plus sur la solution

Les fonctionnalités clés de cette app de flex office incluent, entre autres avantages :

  • La déclaration de planning en un clic pour chaque collaborateur
  • La possibilité de réserver un poste (desk booking)
  • La visualisation simple, en temps réel et en avance, de la présence de ses collègues
  • La personnalisation des espaces de travail et salles de réunion, permettant de gérer vos différents sites, open spaces, hot desk, etc.
  • La définition de plusieurs statuts de travail : télétravail, formation, rendez-vous extérieur…
  • La possibilité de créer et éditer des départements, équipes projets, groupes
  • La possibilité d’inviter et gérer des personnes externes à l’entreprise
  • Des tableaux de bord et données exportables
  • Des intégrations avec les calendriers, outils de chat et systèmes RH garantissant la mise à jour des informations
  • Une connexion SSO sécurisée
  • La suggestion de modification de planning pour un utilisateur directement dans l’app
  • La possibilité de prévoir des relances hebdomadaires ou mensuelles via nos intégrations pour garantir l’adoption
  • Le calcul du CO2 lié aux trajets domicile-travail pour l’intégrer à votre bilan carbone d’entreprise
  • La personnalisation de votre espace m-work
  • La possibilité pour chaque utilisateur de créer des modèles pour son organisation récurrente
  • Une web-app facile à utiliser, disponible sur ordinateur et mobile
  • Un kit de communication interne et un processus de déploiement prêts à l’emploi pour faire de votre projet de flex office une réalité

Inconvénients :

La version gratuite de m-work se limite à une cinquantaine d’utilisateurs et ne permet pas de profiter pleinement des intégrations spécifiques

→ En savoir plus sur le pricing

Adapté pour :

  • Les entreprises cherchant un outil intégré et facile à utiliser pour gérer les espaces et suivre le télétravail.
  • Les dirigeants et workplace managers qui ont besoin de suivre et d’anticiper le taux d’occupation de leurs bureaux.
  • Les DRH qui cherchent à accompagner la transition de leur entreprise vers de nouveaux modes de travail plus flexibles. L'outil leur permet de proposer un environnement en adéquation avec les attentes des collaborateurs et talents.

Prix :

  • m-work propose une version gratuite
  • Options pour profiter des fonctionnalités premium : sur devis (< 24h)

Envoy pour la gestion du parc immobilier et des ressources

Envoy est apprécié par les grandes entreprises, comme Stripe ou Mailchimp. Cet outil permet de créer des plans et de gérer toutes les ressources, des fournitures aux postes de travail.

Avantages :

  • Possibilité de créer vos propres plans de bureaux personnalisés
  • Personnalisation des espaces de bureaux et de réunion
  • Outil extrêmement complet et adapté aux grandes entreprises

Inconvénients :

  • Outil complexe à mettre en place
  • Solution américaine hébergeant les données de ses utilisateurs hors d’Europe
  • Pas ou peu de lien avec les systèmes RH ou de paie

Prix :

  • Envoy propose une version gratuite jusqu’à 25 bureaux et pour des fonctionnalités limitées
  • Pour l’offre “bureaux”, le prix est ensuite de 3$ par bureau (vendus par pack de 25)

Slack pour une communication et organisation facilitée pour les petites équipes

Slack est un incontournable pour l’organisation asynchrone des petites équipes. La solution peut permettre, pour des équipes restreintes, de gérer la présence au bureau en personnalisant son statut.

Avantages :

  • Outil de messagerie et de gestion du statut de présence
  • Pas de nouvel outil à mettre en place
  • Lien possible avec les autres applications de la marketplace Slack
  • Gratuit pour la plupart des fonctionnalités

Inconvénients :

  • Visualisation de l’information complexe au-delà d’une dizaine d’utilisateurs
  • Pas ou peu de lien avec les systèmes RH ou de paie

Prix :

  • Environ 8€ par mois et par utilisateur

Robin Powered hybrid work pour la gestion des espaces et ressources

Robin Powered est un choix intéressant qui permet de gérer le flex office et la gestion des salles de réunion. Cette solution développée aux États-Unis permet également d’avoir accès à des données fines d’occupation de l’espace.

Avantages :

  • Réservation de bureau précise, poste par poste
  • Données fines à destination des office managers et services généraux

Inconvénients :

  • Solution anglophone
  • Tarif élevé

Prix :

  • Tarif par site / espace, non public

Google Sheets pour une solution immédiate et gratuite

Google Sheets est sans nulle doute la porte d’entrée de toutes les équipes mettant en place une organisation hybride. Très simple à prendre en main, il permet en quelques secondes d’organiser un premier planning

Avantages :

  • Très facile à prendre en main, ne nécessite pas de nouvel outil
  • Personnalisation des statuts de travail, et de toutes les spécificités de l’équipe

Inconvénients :

  • Peu user-friendly, généralement moins utilisé après quelques semaines
  • Pas d’intégrations pré-conçues

Prix :

  • Gratuit

Quels sont les critères pour choisir le meilleur logiciel de flex office ?

Il existe de nombreux logiciels de flex office. Certains, comme Envoy ou Robin, permettent surtout la réservation de bureau et de salles, et conviennent à de très grandes entreprises. D'autres sont beaucoup plus simples, dotés de fonctionnalités limitées, mais suffisent à des petites équipes démarrant leurs projets.

Le choix du meilleur outil adéquat dépend essentiellement du besoin de l'entreprise et de son projet. Tout est question de priorités.

Il est donc important de déterminer la nature et l'ampleur du projet, les objectifs et l'équipe qui administrera l'outil afin de commencer à réduire la liste des options.

Fonctionnalités essentielles : la simplicité de prise en main

Dans chaque entreprise et projet de flex office, différentes fonctionnalités sont importantes et tous les logiciels n'offrent pas les mêmes. C'est pourquoi il est indispensable de mettre au clair les attentes afin de choisir la solution la plus adaptée.

Il convient aussi de clarifier très vite quel périmètre est concerné, et quelle équipe pilotera le projet. Il s'agit généralement les RH, services généraux ou immobilier.

Collaborateurs partageant un bureau

Pour la mise en place du flex office, l’adoption de l’outil par les utilisateurs est absolument fondamentale.

L’utilisateur doit pouvoir prendre en main la solution en quelques clics, faisant de la simplicité le critère de choix numéro 1. ‍

Sécurité et hébergement

Il est essentiel de se montrer très rigoureux vis-à-vis de la gestion des droits.

Le gestionnaire de projet doit être en mesure de déterminer en détail les droits d'accès, les attributions et les rôles au sein de la plateforme.

De même, l’hébergement est un facteur essentiel de sécurité. Des solutions SaaS sont de plus en plus fréquentes, étant accessibles depuis n’importe quel terminal. En fonction de la politique de votre entreprise, assurez-vous que l’outil retenu respecte vos critères d’hébergement (en Europe pour le RGPD par exemple).

Prix

Dans le cas d’un outil gratuit, il est possible que les éditeurs aient abandonné quelques fonctionnalités. Attention à cerner à partir de quel moment la solution devient payante. Les outils qui facturent systématiquement proposent généralement différents niveaux d’abonnement et d’engagement, afin de moduler le coût. La meilleure solution dépendra à nouveau de la situation de l’entreprise et de sa politique budgétaire.

Si le choix d’un bon logiciel est fondamental pour faire réussir son projet de flex-office, garder des équipes soudées et optimiser ses bureaux, il convient également d’accompagner le changement.

Pour aller plus loin, téléchargez notre guide gratuit et réussissez votre passage en flex office en accompagnant le changement et en choisissant l’outil qui correspond le plus à votre projet et à votre culture d’entreprise.

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