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Avec l’essor du travail hybride, le flex office s’impose comme une réponse agile aux enjeux d’optimisation des espaces et de collaboration. Choisir le bon logiciel est la clé pour réussir cette transition et maximiser votre ROI.
TL;DR : Le meilleur logiciel flex office 2025 pour les PME est m-work (92 % d’adoption). 6 autres solutions complètent le classement en fonction du type d'entreprise et de son besoin.
Le flex office consiste à réduire le nombre de bureaux attitrés au profit d’un partage optimisé (« desk sharing »). Un bon logiciel apporte :
- une prise en main rapide pour vos équipes,
- une vision en temps réel de l’occupation,
- des données exploitables pour piloter vos choix d’espaces et de télétravail.
Pour vous aider à choisir rapidement, nous avons synthétisé les principales caractéristiques des 7 meilleures solutions de flex office en 2025 dans ce tableau comparatif :
Comparaison de logiciels de flex office : les 7 meilleurs outils
Choisir le bon logiciel pour organiser le flex office peut être complexe. Personne n’a envie de mettre en place un outil qui sera compliqué à prendre en main pour ses collaborateurs. L'application choisie doit s'intégrer au reste de vos outils informatiques, et être adaptée à votre organisation interne.
Il est essentiel de comparer les fonctionnalités, avantages et inconvénients afin de choisir le bon logiciel pour votre projet.
Nous avons dressé une liste des 4 meilleurs logiciels de flex office. Cette liste comprend leurs avantages et inconvénients. L'objectif est de vous éviter d'utiliser des outils inadaptés à votre organisation. Nos préférés sont les suivants :
- m-work
- MOFFI
- Envoy
- Flowee
- Semana
- Officely
- Lucca
Regardons chacun de plus près afin de vous aider à déterminer le meilleur logiciel de flex office pour. votre besoin, cas d'usage, et stade de maturité sur cette problématique.
Le meilleur logiciel de flex office : m-work
m-work dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour mettre en place le flex office. La plateforme permet à vos collaborateurs de s’y adapter de façon fluide, grâce à un outil simple et très apprécié des équipes.
Cette application de flex office enregistre plus de 90% d’adoption en moyenne après 2 mois de déploiement.
Le logiciel de flex office m-work fluidifie la transition vers ce nouveau mode de travail, tout en fournissant des données stratégiques. De l'occupation des bureaux jusqu'au degré d'interaction des équipes et au CO2 associé, vous avez une visibilité sur tous les indicateurs nécessaires.
Découvrir m-work pour le flex-office
Vous pouvez créer votre environnement personnalisé, vos équipes, groupes, rituels et règles. Le tout en ayant accès en temps réel à des vues et données pertinentes pour gagner en efficacité.
m-work est une application facile à prendre en main. Elle s’intègre également avec vos calendriers et outils de chat pour augmenter l’adoption et l’engagement de vos équipes.
En savoir plus sur les intégrations
Les fonctionnalités clés de cette app de flex office incluent, entre autres avantages :
- La déclaration de planning en un clic pour chaque collaborateur
- La possibilité de réserver un poste (desk booking)
- La visualisation simple, en temps réel et en avance, de la présence des équipes
- La personnalisation des espaces de travail et salles de réunion, permettant de gérer vos différents sites, open spaces, hot desk, etc.
- La définition de plusieurs statuts de travail : télétravail, formation, rendez-vous extérieur…
- La possibilité de créer et éditer des départements, équipes projets, groupes
- La possibilité d’inviter et gérer des personnes externes à l’entreprise
- Des tableaux de bord et données exportables
- Des intégrations avec les calendriers, outils de chat et systèmes RH garantissant la mise à jour des informations
- Une connexion SSO sécurisée
- La possibilité de prévoir des relances hebdomadaires ou mensuelles via nos intégrations pour garantir l’adoption
- Le calcul du CO2 lié aux trajets domicile-travail pour l’intégrer à votre bilan carbone d’entreprise
- La possibilité pour chaque utilisateur de créer des modèles pour son organisation récurrente
- Une web-app facile à utiliser, disponible sur ordinateur et mobile
Demander une démo
Inconvénients :
La version gratuite de m-work se limite aux fonctionnalités de base.
Adapté pour :
- Les entreprises cherchant un outil intégré et facile à utiliser pour gérer les espaces et suivre le télétravail.
- Les dirigeants et workplace managers qui ont besoin de suivre et d’anticiper le taux d’occupation de leurs bureaux.
- Les DRH qui cherchent à accompagner la transition de leur entreprise vers de nouveaux modes de travail plus flexibles.
Prix :
- m-work propose une version gratuite
- Options pour profiter des fonctionnalités premium : sur devis (< 24h)
MOFFI pour la signalétique et le contrôle d’accès multisites
Pensé pour les organisations multi-sites, MOFFI intègre des modules de signalétique et de contrôle d’accès directement dans la plateforme.
- Cartographie interactive de tous vos sites avec signalétique personnalisée
- Contrôle d’accès depuis l’interface, couplé à vos badges existants
- Reporting configurable par site et par service
- Personnalisation poussée des droits et des zones
- Ergonomie encore perfectible sur mobile
Envoy pour la gestion du parc immobilier et des ressources
Leader aux États-Unis, Envoy est conçu pour les grandes entreprises qui gèrent des milliers de postes et visiteurs.
- Plans de bureaux flexibles et facilement modifiables
- Analytics occupation détaillés (plages horaires, taux de rebond)
- Gestion omnicanale des visiteurs (NDA, badges, visites ponctuelles)
- Intégration avec Google Workspace et Slack
- Hébergement hors UE (serveurs USA)
Prix :
- Envoy propose une version gratuite jusqu’à 25 bureaux et pour des fonctionnalités limitées
- Pour l’offre “bureaux”, le prix est ensuite de 3$ par bureau (vendus par pack de 25)
Flowee pour une solution light dédiée aux TPE
Solution ultra-light pour TPE et PME, Flowee se déploie en quelques minutes et couvre l’essentiel du flex office.
- Mise en place en 15 min sans support technique
- Interface épurée et mobile-first
- Réservations simples via web ou chat
- Pas de modules avancés (analytics et reportings limités)
Semana pour l'automatisation du check-in et de la libération des postes
Avec son positionnement “remote first”, Semana automatise l’essentiel des workflows de réservation.
- Check-in automatique dès l’arrivée du collaborateur
- Libération automatique des bureaux non occupés au-delà d’un délai défini
- Intégrations low-code : Zapier, Notion
- Version freemium pour les petites équipes
- Support désormais hors France suite à l’intégration Deskbird
Officely pour la réservation native dans Slack
Intégrée à Slack, Officely permet à vos équipes de réserver leurs bureaux sans quitter leur canal de discussion.
- Workflow 100 % Slack : slash-commands et messages automatisés
- Adoption instantanée sans formation
- UI minimaliste pour un accès rapide
- Fonctionnalités limitées (pas de gestion de visiteurs ni de modules avancés)
Lucca Office pour une intégration fluide dans le SIRH Lucca
Particulièrement pertinente pour les entreprises déjà équipées du suite Lucca, cette option s’intègre sans effort à votre environnement RH.
- Connexion native aux modules de paie, congés et absences
- Déploiement plug-and-play pour les clients existants
- Synchronisation en temps réel des utilisateurs et des droits
- Fonctionnalités basiques de flex office, à compléter selon vos besoins
Quels sont les critères pour choisir le meilleur outil de flex office ?
Il existe de nombreux logiciels de flex office. Certains permettent surtout la réservation de bureau et de salles, et conviennent à de très grandes entreprises. D'autres sont beaucoup plus simples, dotés de fonctionnalités limitées, mais suffisent à des petites équipes démarrant leurs projets.
Le choix du meilleur outil adéquat dépend du besoin de l'entreprise et de son projet. Tout est question de priorités.
Fonctionnalités essentielles : la simplicité de prise en main
Dans chaque entreprise et projet de flex office, différentes fonctionnalités sont importantes. C'est pourquoi il est indispensable de mettre au clair les attentes afin de choisir la solution la plus adaptée.
Il convient de clarifier très vite quel périmètre est concerné, et quelle équipe sera chargée de la gestion de projet (RH, services généraux...).
Pour la mise en place du flex office, l’adoption de l’outil par les utilisateurs est absolument fondamentale.
L’utilisateur doit pouvoir prendre en main la solution en quelques clics, faisant de la simplicité le critère de choix numéro 1.
Sécurité et hébergement
Il faut se montrer rigoureux vis-à-vis de la gestion des autorisations et accès dans le choix d'une solution de flex office.
De même, l’hébergement est un facteur essentiel de sécurité. Des solutions SaaS sont de plus en plus fréquentes, étant accessibles depuis n’importe quel terminal.
Prix
Dans le cas d’un outil gratuit, il est possible que les éditeurs aient abandonné quelques fonctionnalités.
Attention à bien cerner à partir de quel moment la solution devient payante. Les outils qui facturent systématiquement proposent généralement différents niveaux d’abonnement et d’engagement, afin de moduler le coût. La meilleure solution dépendra à nouveau de la situation de l’entreprise et de sa politique budgétaire.
Le choix d’un bon logiciel est fondamental pour faire réussir son projet de flex-office. Néanmoins, pour garder des équipes soudées et optimiser ses bureaux, il convient également d’accompagner le changement.
