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Encouragé par la crise sanitaire, le télétravail est devenu depuis quelques années une norme incontournable sur le marché du travail. De plus en plus d’employeurs accordent à leurs salariés un ou plusieurs jours de télétravail par semaine.
Conséquence directe, un grand nombre de bureaux se trouvent vidés de leurs employés. Il devient alors très rare, voire exceptionnel que tous les salariés se retrouvent le même jour au sein des locaux de l’entreprise.
Le flex office, littéralement “bureau flexible”, est un bon moyen de résoudre ce problème. En attribuant plus un poste par salarié, le flex office peut entre autres permettre de réduire le nombre de postes de travail ainsi que la superficie de ses locaux.
Selon une enquête de Deskeo, plus de 55% des dirigeants d’entreprise se questionnent au sujet du flex office et à la possibilité de le mettre en place au sein de leur entreprise.
Bien plus qu’une simple réduction du nombre de m2, le flex office permet de réorganiser les espaces de travail afin de favoriser la collaboration et faciliter les échanges à distance.
Faut-il alors passer le pas et déployer le flex office au sein de ses bureaux ? Que faut-il savoir impérativement avant de le mettre en place ?
Le flex office est une nouvelle forme d’occupation des espaces de travail. Il s’oppose au bureau traditionnel qui attribue à chaque salarié un bureau dédié que ce soit dans un open space ou dans un bureau individuel.
Désormais, les salariés choisissent, lorsqu’ils viennent au bureau, une place ou un espace disponible et s’y installent. La seule contrainte étant qu’il n’est désormais plus possible de laisser ses affaires sur le bureau, car il doit pouvoir être disponible dès le lendemain pour un autre salarié.
Afin de pouvoir laisser tout de même une partie de leur matériel sur place, des casiers peuvent être mis à disposition des employés afin d’alléger leur sac.
Par ailleurs, la mise en place du flex office offre l’occasion de réorganiser ses espaces de travail. Avec le développement du travail hybride, les espaces de travail doivent être repensés afin de répondre à de nouveaux besoins.
Les bureaux doivent dorénavant être optimisés afin que les employés puissent travailler dans des conditions optimales avec des équipements et du matériel adaptés. Des espaces de travail partagés doivent être agencés afin de favoriser un environnement dynamique et collaboratif ; que ce soit des salles de réunion connectées, ou des espaces de réception pour des clients.
Le but principal de ce réaménagement doit demeurer l’amélioration du bien-être et de la qualité de vie au travail.
En premier lieu, le flex office est un bon moyen de réduire ses coûts fixes incompressibles en diminuant sa surface de bureau, et par conséquent le montant de son loyer. Celui-ci est encore aujourd’hui le second poste de dépense pour les entreprises, juste derrière les salaires.
Dans le contexte actuel, et comme les employés sont rarement tous présents en même temps au bureau de l’entreprise avec le télétravail, il est possible de réduire le nombre de postes de travail ainsi que sa surface immobilière.
Par ailleurs, le flex office véhicule une image plus dynamique et moderne de l’entreprise, et est généralement associé dans l’inconscient collectif à une organisation plus souple et flexible du travail. Les employés sont désormais plus autonomes et libres de choisir l’espace de travail qui leur convient (open space, espace de coworking, salle de réunion, …).
Comme nous venons de le voir, le flex office encourage les entreprises à revoir leurs espaces de travail afin de favoriser les espaces collaboratifs. Ces derniers facilitent les échanges et la rencontre entre les employés. Cette réorganisation des espaces vient donc renforcer le lien social et la cohésion des équipes.
Enfin, le flex office améliore la productivité et la créativité. Les salariés sont dorénavant libres de choisir leur espace, qu’ils soient cloisonnés ou non.
Initialement conçu pour les salariés nomades, le flex office concerne aujourd’hui une majeure partie des employés. Néanmoins, certains métiers requièrent des espaces de travail dédiés et fixes, car ils nécessitent des équipements spécifiques. Par exemple, pour un professionnel travaillant avec beaucoup de données confidentielles, rangées dans des classeurs, et ayant donc recours à beaucoup de papier, le flex office est peu adapté. C’est notamment le cas des avocats et de certaines autres professions libérales.
De même pour les employés en situations de handicap, certains aménagements sont à prévoir et il est généralement peu évident de les déplacer.
Avec le flex office, les postes de travail doivent rester neutres et à l’écart de personnalisations excessives (effets personnels, décoration…) afin que n’importe quel salarié puisse y travailler et s’y sentir à l’aise. Cependant, certains salariés se retrouvent perdus face à ce manque de repères personnels et éprouvent un sentiment de déshumanisation.
Cette nouvelle organisation des espaces peut aussi se révéler nocive pour la productivité globale de l’entreprise. En effet, lorsque le flex office n’est pas organisé par des outils dédiés, il peut se révéler être une perte de temps. Les salariés ne sachant pas quelle salle est libre, ils prennent davantage de temps à trouver un espace adapté et s’installent parfois des espaces peu appropriés.
Enfin, dans le cas de nouveaux arrivants, l’intégration peut se révéler plus difficile. Il n’est pas toujours évident de nouer des relations avec ses collègues en l’absence de repères et outils dédiés.
Afin d’organiser au mieux le flex office au sein de vos locaux, il est nécessaire d’adopter des outils adaptés de réservation des espaces. m-work est un outil de gestion de flex office. L’outil permet aux équipes de mieux s’organiser et de connaître facilement les réservations de ses collaborateurs. Enfin, il est possible pour les managers de fixer des jauges de présence pour leurs collaborateurs afin d’organiser au mieux la vie d’équipe et la réservation des espaces.
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