Photo d'un bureau en flex office
Flex-office et bureau

Flex office : définition, avantages et inconvénients

Par
Elena
le
25/11/2022

Le flex office, ou le fait de ne pas posséder de bureau attitré sur son lieu de travail, fait de plus en plus parler de lui depuis quelques années. Nombreuses sont les entreprises qui ont vu leurs bureaux désertés depuis le début de la pandémie et qui songent à passer le cap. Selon une étude Deskeo publiée en mars 2021, 16% des entreprises ont déjà adopté cette façon de travailler et 55% envisagent d’opérer la transition.

Le flex office, qu’est-ce que c’est ?

Le flex office est un mode d’organisation selon lequel les collaborateurs ne disposent pas de bureaux fixes. Selon les missions et les moments de la journée, les salariés peuvent s’installer à un bureau libre dans leur propre entreprise, dans un espace de réunion, dans un espace de coworking, dans un café… De fait, le salarié peut aussi bien travailler dans son entreprise, que dans un tiers-lieu ou chez lui.  

Le flex office n’est pas récent. Le concept est apparu dans les années 1990, au sein des grands cabinets de conseil dont les collaborateurs passent leur temps chez les clients. Quelque peu oublié, le flex office est revenu peu à peu sur le devant de la scène et suscite l’intérêt de plus en plus d’entreprises depuis la pandémie. En effet, le télétravail ayant chamboulé les modes d'organisation du travail, les entreprises font face à un fort taux de vacance dans leurs locaux. Cela paraît ainsi être une aberration lorsque l’on sait que l’immobilier est le deuxième poste de coût des entreprises, après les salaires. Le passage au flex office présente ainsi d’énormes avantages pour les directions à travers l’optimisation de l’utilisation des espaces de travail et à terme, la réduction des coûts immobiliers. Mais qu’en est-il pour les salariés ?

Avantages et inconvénients du flex office pour les salariés

Les avantages :

Amélioration de la productivité et la créativité. Le flex office permet de casser la routine et d’être plus libre en choisissant l’espace de travail adapté à sa tâche du moment. Pouvoir choisir l’endroit où l’on se sent le plus à l’aise est un vecteur de créativité et d’amélioration de la productivité. Cela permet aussi un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Selon l’étude Deskeo, la deuxième motivation principale plébiscitée par 60% des entreprises pour franchir le pas du flex office, est de favoriser une meilleure expérience humaine des salariés et une meilleure gestion vie professionnelle / personnelle.

Réduction du temps de transport en permettant aux salariés de travailler depuis chez eux, dans un café ou encore un tiers-lieu près de chez eux. Il est bon de rappeler que le temps de transport moyen en région parisienne est de 1h28 par jour !

Rencontrer des nouvelles personnes et créer des liens : en changeant de poste de travail tous les jours, il est plus facile de rencontrer de nouvelles personnes au sein de son entreprise et aussi de mieux comprendre les différents métiers de chacun.

Plus d’espaces collaboratifs : beaucoup d’entreprises convertissent les anciens bureaux non utilisés en espaces collaboratifs et communs. En effet, selon l’étude Deskeo, la troisième motivation principale concerne à 43 % l’envie d’utiliser l’espace différemment avec davantage de salles de réunion ou d’espaces de convivialité.

Les inconvénients :

La fin de la personnalisation : plus de bureau attitré, c’est aussi plus de personnalisation. Fini les photos de famille sur le bureau !

L’organisation et la rigueur : vérifier la disponibilité de l'espace, être sûr que le wifi fonctionne bien, se rendre compte qu’il ne reste que le bureau près des toilettes en arrivant au travail. Si le flex office entraine une plus grande liberté, il nécessite aussi d’être organisé et rigoureux.

Difficulté à garder le contact : manager en mode hybride avec des équipes à la fois sur site et en distanciel est un vrai casse-tête. Si l’entreprise n’investit pas dans les bons outils, cela peut entrainer une perte de productivité. Si le sujet vous intéressé, vous pouvez retrouver notre article sur le management hybride.

Sous-estimer le taux d’occupation : si l’entreprise met à disposition moins de postes de travail qu’il y a d’employés, cela peut devenir un véritable casse-tête et être contre-productif. Mettre en place le flex office dans son entreprise nécessite un important travail préalable.

m-work et le flex office

La solution m-work a été pensée pour faciliter la mise en place du flex office au sein de votre entreprise. Les collaborateurs peuvent saisir sur mobile ou ordinateur leurs jours de télétravail et réserver un bureau lors de leur présence sur site. Les collaborateurs peuvent visualiser la présence de leur collègue et adapter leur planning. Vous pourrez enfin suivre l’ensemble des indicateurs associés pour ajuster à tout moment votre flex office. Le flex office n’aura plus aucuns inconvénients avec m-work !

Par
Elena
Gondel
Le
25/11/2022
Mis à jour le
4/2/22
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