Le covid a bousculé bons nombres d’habitudes dans notre quotidien, mais aussi sur notre lieu de travail. Plus précisément, les récentes annonces gouvernementales et l’implémentation massive du télétravail, ont permis de mettre en lumière une pratique jusqu’alors méconnue : le flex office. Entre grands bouleversements pour les bureaux mais aussi les collaborateurs, comment mettre en place ce nouveau modèle d’organisation dans votre entreprise ?
Qu'est-ce-que le flex office ?
Nous avions déjà fait un précédent article sur la définition, les avantages et les inconvénients du flex office, alors n’hésitez pas à aller le lire !
En quelques mots, depuis quelques années, travailler en dehors de son lieu de travail est devenu possible et parfois même plus apprécié par les employés. Ainsi, les technologies de communication ont transformé notre manière de travailler. Et pourquoi ne pas aller encore plus loin ?
En bref, le concept du flex office est clair :
- Transformer un bureau en un espace qui appartient à tout le monde
- Permettre à une entreprise de profiter d’un espace de travail mieux optimiser
- Faire que le salarié se sente bien sur son lieu de travail
Le flex office transforme ainsi le bureau, d’un mobilier personnalisé et vide quand le salarié est en vacances ou est en télétravail, à un simple accessoire. Le plus important restant le bien-être et l’environnement favorable à l’épanouissement du collaborateur.
Ce qu’il faut retenir ? La configuration 1 bureau = 1 salarié n’existe plus.
Les clefs pour réussir son passage au flex office
Mettre en place une nouvelle organisation
" Depuis mi-2021, on voit que les entreprises veulent changer structurellement leur modèle de travail ", directrice marketing de JLL, Cynthia Labyod.
En effet, passer au flex office engendre forcément un changement d’organisation. En clair, l'aménagement des bureaux doit être plus réfléchi.
" Le nombre de poste par personne est désormais de 0,67 ", selon la société de conseil en immobilier d’entreprise JLL.
Dans ce contexte, penser en amont sa nouvelle organisation du travail est incontournable. D'autant plus que certains salariés sont réticents à ce nouveau modèle qui demande un temps d’adaptation. En effet, vos collaborateurs devront ranger leurs effets personnels et documents dans un casier tous les soirs, ce qui signifie ne plus pouvoir aménager son bureau avec les photos de ses enfants.
Finalement, il est très important que l’entreprise collecte et analyse les retours de ses employés sur ce nouveau mode d’organisation. Il est en effet primordial que tous les collaborateurs se sentent à l’aise dans leur bureau quand bien même ils y travailleront seulement quelques heures et non plus des mois voire des années.
Repenser ses bureaux pour le flex office
L’immobilier de bureau est le second poste de dépense des sociétés derrière la masse salariale. Et entre les réunions, les congés et le télétravail, un bureau reste inoccupé 40% du temps. Or, des bureaux inutilisés sont une perte d’argent non négligeable pour une entreprise.
En réponse à ces bureaux de plus en plus vides, grands nombres d’entreprises cherchent à optimiser leurs bureaux, les réorganiser, les transformer ou même les supprimer.
" Ce type d'aménagement ne doit pas être uniquement envisagé comme une opportunité de faire baisser les coûts de structure, mais pensé en environnement qualitatif apportant aux salariés une offre riche d'espaces adaptés à leurs usages ", met en garde Odile Duchenne.
Alors, attention à ne pas diviser ses bureaux par 2 et finalement ne pas avoir assez d’espace pour ses collaborateurs. Ainsi, il est possible de réduire sa surface de bureau mais le plus judicieux reste de comprendre comment les équipes travaillent pour déplacer des cloisons, créer des salles pour téléphoner sans déranger ses collègues, se réunir à deux, en groupe, créer collectivement, ou au contraire pouvoir travailler au calme.
En outre, les réductions de mètres carrés n'entraînent pas systématiquement des réductions de coûts. Car " beaucoup d'entreprises se réimplantent plus au centre des villes, plus près des infrastructures de transport, des services. La réduction du nombre de mètres carrés finance un meilleur environnement pour les salariés ", assure encore le directeur général de JLL.
Utiliser les bons outils pour le flex office
Le flex office demande une organisation irréprochable. En effet, tous vos collaborateurs devront déclarer sur un agenda, calendrier ou autre outil s’ils sont en télétravail et si non, dans quel bureau ils peuvent accéder.
JLL souligne ainsi la nécessité d’utiliser des outils numériques adaptés pour gérer son organisation. Un outil de réservation des postes de travail pour que chacun sache s'il trouvera demain au bureau telle ou telle personne avec laquelle il a besoin de travailler. Un autre - avec des systèmes de capteurs - pour surveiller l'utilisation des espaces de travail. Et réallouer, le cas échéant, certains mètres carrés très peu occupés.
m-work, la solution pour un passage au flex office réussi !
La solution m-work a été pensée pour faciliter la mise en place du flex office au sein de votre entreprise. Les collaborateurs peuvent saisir sur mobile ou ordinateur leurs jours de télétravail et réserver un bureau lors de leur présence sur site. Ils peuvent visualiser la présence de leur collègue et adapter leur planning en fonction. Vous pourrez enfin suivre l’ensemble des indicateurs associés pour ajuster à tout moment votre flex office. Le flex office n’aura plus aucuns inconvénients avec m-work !
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