Photo du futur siège de Swiss Life permettant le flex office
Flex-office et bureau

Projet NEO de Swiss Life : flex office, chantier immobilier et autres transformations…

Par
Célia
le
25/11/2022

Dans cette nouvelle série Focus, nous vous présenterons des projets, des ambitions ou encore des études consacrées au futur of work, au télétravail, au passage au flex office…


Ce premier Focus porte sur le projet NEO de Swiss Life, qui ambitionne une transformation organisationnelle, culturelle et technologique de son entreprise. Ce projet vise à répondre aux nouvelles exigences et problématiques que la crise sanitaire et le télétravail ont fait apparaître.


Comment est-il né ? Que vise-t-il ? Et comment est-il mis en place ? Toutes les réponses, dans la suite de l’article !

La création du projet NEO  

C’est en réalité depuis une dizaine d’années que Swiss Life a débuté un vaste chantier multidimensionnel, en se dirigeant progressivement vers une organisation plus transversale et hybride.


Mais la naissance du projet NEO a été accélérée par, entre autres, la grève des transports de décembre 2019 et la crise sanitaire que nous traversons.


Le projet NEO, débuté en Janvier 2021, cèle ainsi le début de grandes transformations pour Swiss Life, ses collaborateurs et ses clients. En effet, le projet a été conçu au regard de sa stratégie d’entreprise responsable et au travers des notions suivantes :

  • employeurs responsables,
  • investisseurs responsables,
  • acteur de l’écologie opérationnelle.


La direction de ce projet colossal est remise au main de Nada Abou Naccoul, accompagnée par Colliers (conseil en immobilier d’entreprise) et d’une équipe projet pluridisciplinaire.


Les 4 piliers du projet

1. L’amélioration des modes de travail et de la culture managériale

Dans le contexte actuel, travailler n’est plus aussi évident qu’avant. Télétravail, bureau ou open space ? Pour les collaborateurs comme les managers, les règles ont changé.


Et Swiss Life a prouvé sa capacité à accompagner ses collaborateurs grâce à sa vision :


“Permettre à chacun de vivre selon ses propres choix”


En effet, le nouvel accord de Télétravail Responsable est le reflet de cette culture favorisant l’autonomie et la responsabilisation des collaborateurs.


Ainsi, Swiss Life traduit son ambition de transformation culturelle par sa vision de « collabor-acteur » et par l’instauration de 135 jours de télétravail par an, laissant plus de flexibilité aux salariés.


La planification des jours télétravaillés, est quant à elle déterminée en fonctions des missions réalisables efficacement à distance, des activités de chaque direction etc…


2. L’aménagement des espaces de travail pour s’adapter aux nouveaux modes de travail et renforcer le performances individuelle et collective


Au-delà de la rémunération, l’environnement de travail semble aujourd’hui être un levier important du bien-être et des performances des collaborateurs.


Swiss Life a donc décidé de consacrer un pilier sur l’évolution de ses espaces de travail, qui se déroulera en deux temps.


Premièrement, les bureaux de Levallois ont été intégralement réaménagés au premier semestre 2021, afin de faciliter le passage au flex office des collaborateurs.


Et dans un deuxième temps, le déploiement du nouveau siège social de Swiss Life à Puteaux-La Défense, se fera à l’été 2024. Ce nouveau bâtiment répondra aux exigences RSE les plus strictes et aura vocation d’optimiser le travail hybride et le bien-être des collaborateurs.


Le réaménagement des autres sites de Swiss Life se fera d’ici 2024.


3. L’accélération technologique des outils et des process


Les outils technologiques performants sont devenus nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise, d’autant plus en mode hybride. En effet, les collaborateurs doivent pouvoir accéder à leurs fichiers chez eux et ne plus dépendre des papiers qu’ils ont laissés au bureau.


Swiss Life a ainsi mis en place la “Digital Workplace” en déployant des outils (Teams, OneDrive, Sharepoint, la suite Office 365), permettant et facilitant le travail à distance à tous ses collaborateurs.


Elle a aussi déjà équipé ses salles de réunions en mode visio ou encore accéléré la dématérialisation de son entreprise en passant notamment par la Gestion Électronique des Documents et les signatures électroniques.  


De plus, ses ajustements sont parfaitement en accord avec sa démarche RSE.

 

4. La santé et le bien-être des collaborateurs dans leur environnement de travail hybride


Finalement, le dernier pilier et non des moindres, concerne la qualité de vie au travail des employés. En mode hybride, cela passe notamment par la gestion de nouvelles problématiques, comme l’équilibre vie privée/vie perso ou encore la fragilisation du lien social.


Pour répondre à ces nouvelles problématiques, Swiss Life a développé un réseau afin d'accompagner les managers et des collaborateurs au travers d’ateliers de mise en situation, de formation et d’information. Le but est simple : permettre aux collaborateurs de trouver ensemble les fonctionnements et environnements de travail les plus adaptés à leurs besoins.


De plus, des feedbacks sont régulièrement soumis aux collaborateurs afin d’évaluer leurs ressentis, de mettre en place les prochaines actions et d’anticiper les futurs besoins de l’entreprise.  

Focus : Swiss Life, un nouveau siège social reflet de sesambitions et de son passage au flex office

 

En effet, avecles grands bouleversements de nos modes de travail ces dernières années,certaines entreprises comme Swiss Life, se démarquent par leur volonté des’adapter rapidement et de répondre aux nouvelles problématiquesdu monde du travail.

 

Comment Swiss Life opère-t-elle le passage de ces collaborateurs en flex office ?

Le flex office, oui ! Mais avec des bureaux élégants et modernes

Ainsi, c’est en juillet 2024 que les collaborateurs de Swiss Life France pourront découvrir les nouveaux bureaux du siège et passer en flex office. Le nouveau siège est situé à Puteaux-LaDéfense. Le Bellini, ce nouvel ensemble de 18 000 m2 de bureaux donnant sur la seine, répondra parfaitement aux nouveaux modes de travail émergeants.

 

Imaginé par le cabinet Franklin Azzi, on découvrira parmi les 13 étages de ce bâtiment, une terrasse, un rooftop avec une vue dégagée sur Paris, un espace fitness, un restaurant d’entreprise mais aussi un parking privatif.

 

De plus, Bellini visera les certifications et labels RSE les plus exigeants, comme le «Passeport Bâtiment Durable » d’un niveau « Excellent » ou encore la labellisation «OsmoZ».

La transition au flex office de Swiss Life

« L’enjeu est de répondre aux nouvelles attentes de nos clients en gagnant en performance, et à celles de nos collaborateurs en garantissant leur bien-être au travail, explique Nada Abou Naccoul, directrice du programme NEO.

 

C’est avec ces préoccupations en tête, que l’accord de télétravail signé fin 2020 a marqué le lancement de ce programme. En effet, parmi les dimensions du projet NEO, les ressources humaines et l’environnement de travail en sont deux des trois piliers.

 

Ainsi, tous les salariés disposent de 3 jours de télétravail par semaine avec un quota annuel de 135 jours. Et en attendant le déménagement au nouveau siège, les locaux de Levallois accueillant les 1100 collaborateurs, sont en phase de “test and learn” afin de « préparer les équipes et susciter leur adhésion, tout en affinant le projet », explique encore Nada Abou Naccoul.

 

Au programme :

·      des espaces de travail organisés par activités

·      l’abandon du bureau individuel (y compris parles membres du comex)

·      des ateliers afin de sensibiliser les collaborateurs et managers sur la philosophie de ce nouveau mode de fonctionnement  

 

Swiss Life semble ainsi pleinement entamer sa transformation et son adaptation aux nouveaux modes de travail et nouvelles attentes des collaborateurs.

 

Le fonctionnement du flex office chez Swiss Life

 

Chaque équipe est assignée à un étage et à un vestiaire avec casiers nominatifs à code. À chaque étage, il y a des espaces de coworking, des bulles silencieuses pour passer des appels téléphoniques ou encore des salles de réunion réservables.

 

Parmi les 13étages du nouveau bâtiment, se trouvera un étage, l’agora, uniquement réservé à la restauration et au coworking.

 

L’épanouissement des collaborateurs et le maintien du lien social, passent aussi par des équipements modernes, dont des écrans 29 pouces ou encore des applications collaboratives. En effet, Swiss Life a lancé sa “Digital Workplace”, qui regroupe tous les outils de communication, centralisation des emails, chats, vidéos, appels et réunion virtuelle, afin que les collaborateurs au bureau comme chez eux, puissent les utiliser.


m-work pour accompagner l’organisation de votre entreprise en mode hybride  


m-work est un outil collaboratif qui permet simplement et rapidement de faciliter la mise en place du flex office au sein de votre entreprise. Les managers fixent des règles de présence pour leurs équipes, qui viennent ensuite organiser leur semaine selon leurs contraintes personnelles, et la venue ou non de leurs collègues. Notre solution permet surtout de recréer du collectif et de la collaboration dans un contexte où l’hybride devient la norme.


La solution m-work a été pensée pour accompagner les entreprises qui souhaitent transformer leurs bureaux, leur organisation et leurs modèles de travail.

Par
Célia
Faneau
Le
25/11/2022
Mis à jour le
17/2/22
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